Mit Activity Based Working (ABW) zu mehr Kreativität und Leistungsfähigkeit

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Activity Based Working, kurz ABW, ist momentan DER Trend bei der Gestaltung von Büros und Arbeitsräumen. Es verspricht mehr Flexibilität, Autonomie und Produktivität, durch ein passendes und durchdachtes Design der Umgebung. Noch nie davon gehört? Nicht schlimm, in diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Activity Based Working ist und wie Sie damit zu mehr Kreativität und Leistungsfähigkeit finden.

Was ist Activity Based Working?

Durch den technologischen Fortschritt verliert das traditionelle Arbeitsmodell, von 8 bis 5 in einem Büro an einem fest zugewiesenen Schreibtisch zu sitzen, immer mehr an Beliebtheit. An dessen Stelle treten Co-working Spaces, coole Loftbüros mit Dachterrasse und stundenweise mietbare Tagungsräume.

Der Idee von Activity Based Working liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die Produktivität gesteigert ist, wenn eine ansprechende Umgebung mit vielen Auswahlmöglichkeiten vorhanden ist. Wir sind es heutzutage gewöhnt, auf uns zugeschnittene Angebote zu erhalten, wie bei Netflix, YouTube, Lieferservices oder Reisen. Warum sollte das im Arbeitsleben anders sein?
Hier ist es besonders wichtig, dass unsere Umgebung die Ansprüche der jeweiligen Aufgabe erfüllt und uns bei deren Umsetzung unterstützt.

Weitere Vorteile sind der proaktive Austausch, auch zwischen Hierarchieebenen (sind diese überhaupt noch ausgeprägt vorhanden). Die Kreativität und Produktivität der Angestellten werden so gesteigert und die Performance folglich besser. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Gesundheit steigt und Fehltage werden reduziert. Rückenbeschwerden nehmen ab, da die wechselnden Sitzpositionen und zwischenzeitliche Stehphasen besonders ergonomisch sind. Die verschiedenen Charaktereigenschaften werden optimal unterstützt, da sowohl extrovertierte wie auch introvertierte Mitarbeiter für sie passende Arbeitszonen finden, in denen sie aufblühen. Alles natürlich große Pluspunkte.

Manche Firmen treiben dieses Konzept sogar noch auf die Spitze, indem sie ganze Erlebniswelten aufbauen und den Mitarbeitern komplett überlassen, wann und wo sie arbeiten wollen. Auch für die Freizeit und Feierabend können die Räumlichkeiten dann genutzt werden. Das erfordert viel gegenseitiges Vertrauen und kreiert einen Work-Life-Flow, in dem Arbeit- und Privatleben zunehmend ineinander überfließen.

Das bringt, wie gesagt, natürlich viele Vorteile mit sich, aber auch ein paar Nachteile sollten beachtet werden:

  • Es kann zusätzlichen Stress für die Mitarbeiter bedeuten, morgens einen Platz zu finden und im Laufe des Tages immer wieder entscheiden zu müssen, wo sie arbeiten wollen.
  • Personalisierung des eigenen Arbeitsplatzes mit persönlichen Gegenständen ist unmöglich, was für manche Arbeitnehmer schwierig sein könnte.
  • Hat man zwar das Angebot von ABW, kann es aber nicht nutzen, weil für die eigene Aufgabe meist nur eine Arbeitszone passend ist, führt das zu größerer Mitarbeiterunzufriedenheit bei dem jeweiligen Mitarbeiter.

Trotz allem ist es bereits sicher, dass ABW in der Zukunft bei der Planung von Büroräumlichkeiten eine immer größere Rolle spielen wird und damit die Innovationsgeschwindigkeit und Problemlösungskompetenz von Unternehmen vorantreiben wird.

Die 4 Elemente von Activity Based Working

Design

Der jeweiligen Funktion eines Elements oder eines Raumes folgt das Design. Erfordert eine bestimmte Aufgabe z.B. Ruhe und Konzentration, soll man dafür Platz in einem Ruheraum haben. Dieser Raum sollte entsprechend konzentrationsfördernd eingerichtet sein, ohne ablenkende Elemente, aber doch gemütlich. Für Kundentermine, die über die Mittagszeit gehen, könnte man z.B. ein stylishes Esszimmer buchen. Für Telefonate sollte es ebenfalls extra Platz geben, z.B. in Form einer modernen Telefonzelle, die einen Rückzugsort bietet und das Gespräch von den Kollegen abschirmt.

Erlebnisse für die Sinne

Die Wirkung und die Nutzung des jeweiligen Raumes sollten durch das Design klar sein. Für Mitarbeiter sollte es einfach zu erkennen sein, welchen Raum sie für ihre Aufgabe am besten nutzen und ob ein Raum auf sie konzentrationsfördernd, entspannend oder inspirierend wirkt. Das kann durch sensorische Elemente erreicht werden. Der Duft von Kaffee, leise Hintergrundmusik und die Präsenz von anderen laden z.B. zum Austausch von Neuigkeiten und Informationen ein und zum ungezwungenen Abhalten von Meetings. Komplette Ruhe, ein cleanes Design, ein freier Tisch und gemütlicher Stuhl zeigen dem Nutzer des Raums, dass hier Aufgaben, die absolute Konzentration erfordern, bestmöglich ausgeführt werden können.

Verhaltensverstärkung

Der Raum sollte durch das Design und die sensorischen Informationen klar machen, was von dem Nutzer des Raumes erwartet wird. Das kann Ruhe in dem Arbeitsraum sein, Kreativität im stylishen Meetingraum oder Kommunikationsfreude im Eingangsbereich. Auch das Fördern von Eigeninitiative und Selbstbestimmung muss ein fest verankerter Teil der Firmenkultur sein, um den Mitarbeitern die Freiheit zu lassen, zu entscheiden, welcher Raum am besten zu ihrer Aufgabe passt.

Lebenslanges Lernen

Ein Arbeitsplatz sollte sich, so wie seine Mitarbeiter, ständig weiterentwickeln. Die erfolgreiche Umsetzung von Activity Based Working basiert auf der Übernahme des Mindsets von der ganzen Firma, sowohl von Geschäftsführung, wie auch dem mittleren Management und jedem einzelnen Mitarbeiter. Feedbackschleifen sollten implementiert werden, um zu lernen, was funktioniert und was nicht und die Erkenntnisse daraus selbstverständlich entsprechend umgesetzt werden.

Wie wird Activity Based Working umgesetzt und angewendet?

Activity Based Working ist für viele Unternehmen sinnvoll, besonders für projektbezogenes oder kreatives arbeiten. Für die Produktion oder beim Bedienen von Maschinen, also bei Aufgaben, die einen festen Platz erfordern, ist dies weniger nützlich. Darüber sollten Sie sich also als Erstes im Klaren sein und entscheiden, ob Ihr Unternehmen ABW überhaupt umsetzen kann.

Zugewiesene Arbeitsplätze werden durch ein frei wählbares Angebot von Räumen und Arbeitsplätzen ersetzt. Für den Neuaufbau eines Bürogebäudes lässt sich dies von Anfang an in der Planung berücksichtigen und kann dementsprechend gebaut werden, aber auch bei vorhandenen Räumlichkeiten kann man mit Activity Based Working viel erreichen und sie entsprechend umstrukturieren.
Eine Grundvoraussetzung ist ein gut und schnell funktionierendes WLAN, sowie Laptops und Handys für jeden Mitarbeiter. 

Das ermöglicht, nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein und die verschiedenen Räume überhaupt zielführend nutzen zu können. Zunächst sollten Sie sich Gedanken machen, welche Zonen überhaupt benötigt werden. Das können Ruhezonen, Kommunikationszonen, Telefonzonen und so weiter sein. Danach legen Sie fest, wie viel Fläche dafür überhaupt benötigt wird und wie diese pro Raum oder Zone aufgeteilt sein sollte.

Eine weitere Grundregel ist, dass es keine geschlossenen Türen gibt. Für vertrauliche Gespräche gibt es natürlich eine Ausnahme. Ansonsten sollte aber jederzeit eine offene und einladende Atmosphäre herrschen, in der Mitarbeiter frei umherwandern können und in jedem Raum Platz nehmen können.
Besonderen Augenmerk gilt es auf das Belichtungskonzept zu legen, jede Arbeitszone sollte auch mit passendem und vor allem ausreichenden Licht ausgestattet werden. Sind die Arbeitszonen alle in einem großen Raum, muss außerdem auf ausreichende Belüftung gesorgt werden. Auch die Akustik stellt hier eine Herausforderung dar, wird nur mit einem großen Raum gearbeitet. Für diese Themen lohnt es sich auf jeden Fall, mit Profis zusammenzuarbeiten.

Persönliche Dinge, die Mitarbeiter sonst an ihrem festen Arbeitsplatz aufbewahren würden, können sie in Schließfächern verstauen. Hiervon sollten auf jeden Fall genug zur Verfügung gestellt werden.

Fazit

Ob multinationaler Konzern oder Start Up: Activity Based Working wird immer beliebter und bereits zahlreich umgesetzt. Das ist nicht nur für Arbeitgeber gut, da sie sich einen Wettbewerbsvorteil um Nachwuchstalente sichern und bessere Leistungen und Kreativität von den Arbeitnehmern erwarten können. Auch bei Mitarbeitern ist das Konzept sehr beliebt, da es Abwechslung und Flexibilität bietet und mit der traditionellen Arbeitsplatzgestaltung bricht. Allerdings ist ABW nicht für jedes Unternehmen geeignet. Sie sollten also die Vor- und Nachteile gründlich abwägen und falls Sie sich dafür entscheiden, die Umsetzung bei Ihnen gründlich planen. Dann steht Ihrem Erfolg nichts mehr im Weg!

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