Die Digitalisierung ist nicht nur ein Überbegriff für unterhaltsame Smartphone-Spiele und neue Social Media Anwendungen. Sie verändert unseren Alltag und unser Leben auf nie zuvor dagewesene Weise – und unsere Arbeit ist dabei keine Ausnahme.

Speziell in den Bereichen Accounting und Controlling tut sich im Rahmen der digitalen Transformation einiges. Angefangen von den tiefgreifenden Neuerungen in den Rollen und ihrer Zuständigkeiten bis zum umfangreichen Einsatz völlig neuer Software.

Wie der Bereich in der Vergangenheit aussah

Wenn man einer Studie des IMA glauben darf, verbringt rund ein Drittel aller Beschäftigten der Abteilung Buchhaltung und Rechnungswesen einen Großteil seiner Zeit mit repetitiven Aufgaben von  geringem unternehmerischen Wert. Um genau zu sein: 50 – 75 % der Arbeitszeit werden hierfür verbraucht.

Darüber hinaus gaben auch noch 55 % der Befragten an, dass sie umfassende Automatisierung für dringend nötig halten, um überhaupt mit der steigenden Arbeitslast langfristig schritthalten zu können. Diese Zahlen veranschaulichen sehr deutlich: Es gibt noch viel Luft nach oben in Sachen Performance und Produktivität in den Controlling-Abteilungen der Welt.  

Mit der flächendeckenden Einführung von Speziell auf den Fachbereich zugeschnittenen Technologie- und Softwarelösungen ändert sich das Aufgabenspektrum der Angestellten aktuell von Grund auf: während noch vor einigen Jahren zum Beispiel umfassende Excel-Kenntnisse absolut unumgänglich waren, sind heute Mitarbeiter gefragt, die sich schnell in neue Programme einarbeiten, Kennzahlen in Dashboards darstellen und diese problemlos kommunizieren können.

Die Be- und Verarbeitung der ungeheuren Datenmengen, die heute dank fortschreitender Digitalisierung verfügbar sind, ist ein zusehends technisches Feld. Die Vorstellung, dass die Bücher eines Unternehmens händisch geprüft und organisiert werden könnten erscheint zunehmend absurd – Automatisierung und Digitalisierung sind der Schlüssel, um mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten.

Wie sich die Rollen in der Buchhaltung ändern

Mit diesen neuen Anforderungsprofilen einher gehen – wenig überraschend – erhebliche Veränderungen am Arbeitsmarkt. Die Nachfrage nach entsprechenden Talenten übersteigt das Angebot bereits deutlich und lässt auch die Gehälter merklich anziehen: bis zu 25 % mehr werden für Experten prognostiziert, die ihren Fokus auf die technischen Aspekte des Accountings verlagern. Da durch Automatisierung letztlich die gleiche Arbeite effizienter und günstiger geleistet wird, ist das nicht verwunderlich.

Wer jedoch diese Neuerungen “auf sich zukommen lässt”, wird sich möglicherweise recht schnell mit großen Problemen konfrontiert sehen und feststellen, dass sich die nun gefragten Fähigkeiten nicht über Nacht erlernen lassen. Ein aktives Vorgehen und Evaluieren der eigenen Skills und Persönlichkeit kann helfen, einen Platz in dieser neuen Realität zu finden.

Betrachten wir nun die einzelnen Rollen des Rechnungswesen-Bereichs, entdecken wir ganz unterschiedliche Veränderungen der Ausrichtung und Wichtigkeit. Das einzige, was sich mit absoluter Sicherheit sagen lässt, ist, dass die Digitalisierung aller Positionen und Aufgaben betrifft.

Der CFO wandelt sich vom ehemals reinen “Finanz-Guru” zu einem echten Change-Manager. Er ist der größte Befürworter und Unterstützer von Automatisierungsbestrebungen und geht in seinem eigenen Fachbereich mit gutem Beispiel voran.

Dass die datengestützte Entscheidungsfindung zu besseren Ergebnissen führt, wussten Buchhalter schon immer. Bauchentscheidungen hatten im Controlling noch nie wirklich einen Platz. Mit den unglaublichen Produktivitätssteigerungen, die durch die Digitalisierung und ihrem Fokus auf das Erheben und Nutzen von Daten Einzug gehalten haben, lässt sich dieses Vorgehen auch mühelos den größten Zweiflern gegenüber rechtfertigen.

Der neue CFO kann daher, Technologie sei Dank, immer mehr strategische Aufgaben innerhalb des Unternehmens übernehmen, anstatt sich ausschließlich den Kopf über die Buchführung zu zerbrechen. Als Sponsor für Automatisierung und Analytics wird er zum unverzichtbaren Teil der Unternehmensstrategie.

Der Controller entwickelt sich zum Architekten von Automatisierungsprozessen. Das wiederkehrende Prozesse nicht jedes Mal erneut händisch abgewickelt werden sollten, versteht sich von selbst – war jedoch in der Vergangenheit nicht immer umsetzbar.

Mit den rasant ansteigenden Möglichkeiten entsprechender Software ist die Prozessautomatisierung  längst Alltag geworden. Diese Vorgänge müssen jedoch Initial erstellt, angepasst, erweitert und geprüft werden. Und dies ist zusehends das Aufgabenfeld des modernen Controlling.

Als Crossfunktionaler Experte für Business-Rules und Automatisierung ist er der Erste, der einen manuellen, zeitraubenden Prozess als schlanke und leistungsfähige Softwarelösung realisiert. Mit der Nutzung von Echtzeit Controlling und den damit einhergehend schnelleren, umfassenderen und letztlich leichter zu verstehenden Berichten ist er unverzichtbarer Teil der modernen Finanzwelt.

Dieses Reporting bleibt zwar weiterhin eine Kunst für sich, wird nun aber anders gestaltet. Blitzschnelle Datenbankabfragen ermöglichen die Darstellung in Dashboards, deren Werte in Echtzeit eingespielt und berechnet werden können. Das Erstellen dieser Berichte verlangt ein höheres technisches Verständnis der dahinterliegenden Datenbanken sowie grundlegende Programmierkenntnisse. All dies ist heute zusätzlich zu den grundlegenden Kenntnissen der Betriebswirtschaftslehre nötig.

Die Arbeit des Buchhalters wird ebenfalls zusehends von Automatisierung bestimmt. Der Fokus liegt hierbei jedoch verstärkt auf der verbesserten Erfassung der Unternehmenswerte. Dank der digitalen Transformation werden bisher unergründliche Bereiche plötzliche quantifizierbar – verstärkte Datenerhebung und Vernetzung machen’s möglich.

Anstelle von repetitiven Abschlüssen und trockener Dateneingabe rückt nun die Möglichkeit, dass umfassende Wissen, das sich in der täglichen Arbeit mit den wichtigsten Zahlen des Unternehmens angesammelt hat, anzuwenden.

Hierdurch wird er mehr und mehr zum Ansprechpartner und strategischen Berater in Sachen Finanzen und Rechnungswesen. Auch die Vereinfachung der Accounting-Prozesse anhand der Möglichkeiten des Unternehmensumfelds (also abhängig von der Firmenstruktur, dem TechStack usw…) zählt zu den künftigen Aufgaben. Diese neue Rolle gestaltet schon heute den Alltag vieler Buchhalter abwechslungsreicher und interessanter.

Die Umsetzung der Vision des CFOs fällt den Führungskräften und Managern zu. Wenn diese Position auch, je nach Unternehmen, ganz unterschiedlich aussehen kann, vereint sie doch die praktische Ausführung der Digitalstrategie. Oder, in Abwesenheit einer solchen (wie es leider noch bei vielen Firmen der Fall ist), in einem bestmöglichen Einsatz der neuen Möglichkeiten, mit denen die Digitalisierung den Bereich förmlich überschwemmt.

In ihrer leitenden Position sind sie prädestiniert, um die eingesetzte Software zu optimieren, Automatisierung voranzutreiben und größere Änderungen, falls nötig, in Gang zu setzen. Als Schnittstelle zwischen der strategischen Vision und den alltäglichen Anforderungen sind sie Vermittler und lösen Probleme – wann immer möglich – durch digitale Technologien.

Änderungen in Technologie und Software

Die Digitalisierung als Überbegriff enthält zahlreiche neue Ansätze, Trends und Best Practices. Eine Technologie, die in diesem Zuge immer wieder genannt wird – und das aus gutem Grund – ist der Einsatz von “Cloud Computing“”. Die Verlagerung von Teilen der Buchhaltung in die Cloud scheint zuerst Kontraintuitiv zu sein, bietet aber tatsächlich erhebliche Vorteile.

Die Unterschiede zur bisherigen “Vor Ort” Buchhaltung sind schnell aufgezählt: Anstelle einzelner Computer innerhalb des Unternehmens lässt sich zugriff zu den Daten von jedem Gerät, überall auf der Welt herstellen – entsprechende Autorisierung vorausgesetzt. Da alle Informationen auf einem entsprechenden Server zu finden sind, kann der Zugriff zum Beispiel aus dem Home-Office erfolgen, wenn dies Pandemie-bedingt nötig sein sollte.

Als Single-Point-Of-Truth konsolidiert die Cloud alle eintreffenden Daten in Echtzeit und ermöglicht so ein wesentlich schnelleres und produktiveres Arbeiten. Auch das Reporting profitiert ungemein von diesen Möglichkeiten: Interaktive Dashboards können nun eingesetzt werden, um dem Empfänger tiefergehende Einblicke zu ermöglichen. Ändert der Leser zum Beispiel den Betrachtungszeitraum, passt sich der Report sofort an und spiegelt die veränderten Parameter wider. Hierdurch bieten sich deutliche tiefere Einblicke und umfassenderes Verständnis als durch einfache, statische Berichte.

Oft werden Sicherheitsbedenken vorgebracht, wenn über den Einsatz von Cloud Computing in der Buchhaltung diskutiert wird. Tatsächlich bieten diese Lösungen aber oftmals mehr Sicherheit als bisherigen Methoden – insbesondere, wenn die Daten auf Laptops gespeichert werden oder Berichte an verschiedene Empfänger verteilt werden. Ein Endgerät kann schnell auf einer Dienstreise abhandenkommen und Dokumente, die sensible Zahlen enthalten, können von jedermann gelesen werden. Ein falscher Empfänger auf einem E-Mail-Verteiler genügt.

Cloud Systeme sind dezentral aufgebaut und können somit nicht gestohlen werden. Der Zugriff ist zwar von überall möglich, aber es werden die entsprechenden Zugangsdaten benötigt. Dies trifft auch auf das Reporting zu: Während das PDF mit den Monatszahlen nach Belieben weitergeleitet werden kann und so eventuell in falsche Hände gerät, ist das Monats-Dashboard nur mit Nutzername und Passwort zu erreichen. Da üblicherweise auch Zugriffszeiten und –Orte mitgeschrieben werden, ist die Datensicherheit deutlich verbessert.

Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz verspricht erhebliche Vorteile. KI eignet sich immer dann besonders gut, wenn umfangreiche Datensätze zum Lernen vorliegen. Und wo findet man besser strukturierte und dokumentierte Daten als in der Buchhaltung?

Mit Hilfe dieser Informationen können etwa neuronale Netze zum Einsatz kommen, um Abweichungen und Unstimmigkeiten zu entdecken und einem menschlichen Sachbearbeiter zur Prüfung vorzulegen. Diese Beratungsfunktion bringt nicht nur direkte Vorteile durch das Aufzeigen von Ungereimtheiten; sie bietet auch die Möglichkeit, ein intelligentes System weiter anzulernen, zu verbessern und so auf zukünftige Aufgaben vorzubereiten.

Artificial Intelligence kann schnell Standardaufgaben übernehmen und bei komplexeren Anwendungen unterstützen. Auch im Bereich Reporting ist es längst nicht mehr nötig, sämtliche Zahlen und Parameter händisch in einen Bericht einzufügen. AI-gestützte Software bietet unterschiedliche Vorlagen, die sich selbst die jeweiligen Kennzahlen aus den relevanten Datenbanken suchen. Diese Vorlagen bedürfen anschließend oft nur noch minimaler Anpassungen und erleichtern die Arbeit von Buchhaltern und Controllern erheblich.

Künftig werden Finanzabteilungen rund um die Welt von Blockchain Technologie profitieren, die das Fälschungssichere, Verschlüsselte Speichern von Finanzdaten erlaubt. Generelle Verfügbarkeit und blitzschnelle Erreichbarkeit sowie die Prüfung der Datenkorrektheit per Hashcode erlauben völlig neue Stufen der Kontrolle. Der Besuch der Wirtschaftsprüfung wird so auf einige Mouseklicks reduziert.

Fazit

Die Digitalisierung hat großen Einfluss auf Rechnungswesen und Buchhaltung. Dies ist unter anderem in der eher konservativen Struktur und dem oft langsamen, auf Sicherheit bedachten Entwicklungstempo der Disziplin geschuldet: Mit der umfassenden und sich selbst beschleunigenden digitalen Transformation bricht eine förmliche Welle von Neuerungen über den Fachbereich herein, deren erste Anzeichen oft ignoriert wurden.

Hierbei werden sich sowohl die einzelnen Rollen als auch die eingesetzte Technologie drastisch ändern bzw. erweitern. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es sich generell um einen Zugewinn für die Beteiligten handelt: Neue, strategische Aufgaben und Herausforderungen gestalten den Alltag in den Finanzabteilungen spannender und abwechslungsreicher, während Automatisierung und Prozessoptimierung ungeliebte Tätigkeiten minimiert.

Die Anforderungen an die Mitarbeiter steigen dabei oft erheblich. Insbesondere das schnelle und unvoreingenommene einarbeiten in neue Software wird zu einer neuen Kernkompetenz. Kenntnis des Unternehmens, seiner Technologie und der Prozesse bildet die Grundlage, um mit Weiterbildungen und einer offenen, neugierigen Einstellung diese neuen Aufgaben zu meistern.