Digitalisierung in der Praxis: Facility-Management

In umfangreichen Hochglanzartikeln zu den Vorzügen der Digitalisierung meist übersehen, geschehen auch im Facility-Management gewaltige Veränderungen. Dabei ist es wie in anderen Bereichen das Vernetzen von Geräten und Erfassen und Auswerten von großen Datenmengen, dass nachhaltig bessere Kundenerlebnisse ermöglicht.

Egal, ob als eigenständiges Geschäftsmodell oder Teil eines größeren Betriebs: Das Gebäudemanagement erlebt eine Digitalisierung einstmals analoger Anlagen und entwickelt aus den sich daraus ergebenden Möglichkeiten neue Konzepte zur Steuerung und Automatisierung.

Als ob die Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen nicht bereits attraktiv genug wären, wird dabei zusätzlich noch der Kunde (egal ob Mieter oder andere Firmenbereiche) in den Mittelpunkt gestellt und mit einer drastisch verbesserten Customer Experience bedient.

In diesem Artikel untersuchen wir die Vorzüge und Gefahren sowie relevanten Technologien, um tiefer in die digitale Transformation des Facility-Management einzutauchen.

Warum digitalisiert werden muss

Der starke Wettbewerb im Facility-Management zwingt Anbieter dazu, mit immer kleineren Gewinnmargen zu kalkulieren – stetig steigende Betriebskosten tun ihr Übriges. Zusätzlich fallen die hohen Kosten bei der Ausbildung der Mitarbeiter und Schwierigkeiten im täglichen Betrieb, wie Einsatzplanerstellung, ins Gewicht und machen den Bereich zusätzlich komplex.

Das Erfassen von Daten ist bereits seit längerer Zeit ein Versuch, Aufgaben – insbesondere repetitiver Natur – zu automatisieren und so Personal- und Weiterbildungskosten zu minimieren. Leider fehlt den meisten Unternehmen der wichtigste Schritt, nämlich das Verbinden dieser Informationen und die konsolidierte Verarbeitung. Stattdessen wird in vielen isolierten Systemen gearbeitet.

Diese Daten betreffen Kunden, Rechnungen, Inventar, durchgeführte Arbeiten und mehr. Dabei entstehen jedoch nach wie vor meist Silos, die anderen Systemen in der Regel nicht zur Verfügung stehen und somit selten für wirklich nachhaltige Verbesserungen des Kundenerlebnisses sorgen.

Wirklich Einblicke können generiert werden, wenn diese Silomauern entfernt werden und der vorliegende Datenschatz  durch moderne Technologien durchforstet und automatisiert verarbeitet wird. So entsteht ein ganzes Ökosystem aus Geräten und Software, das nützliche Analysen zulässt.

Hierdurch kann etwa in Echtzeit angezeigt werden, dass ein Raum gelüftet oder eine Klimaanlage gewartet werden muss. Manuelle Kontrolle durch Mitarbeiter entfällt hierbei und auch die Durchführung der nötigen Tätigkeit kann oft digital abgewickelt werden. Anstatt teure Ressourcen für derartige Routinetätigkeiten einzusetzen, kann der Fokus auf proaktive und nützliche Verbesserungen gelegt werden.

Beim Betrieb von Wohngebäuden kann das Ablesen der Heizzähler als Beispiel herangezogen werden: Besuche in jeder einzelnen Einheit sind nötig, die den Bewohnern missfallen und enormen Arbeitsaufwand für das Personal bedeuten. Anwohner, die nicht angetroffen werden konnten, müssen zu späteren Zeitpunkten erneut kontaktiert werden, sodass sich die gesamte Affäre über mehrere Tage hinziehen kann. Die erfassten Werte sind im Anschluss außerdem meist nur in Papierform verfügbar und entsprechen damit nicht modernen Ansprüchen.

Ein digitalisiertes System würde, nach einmaliger Installation, das Ablesen zu jedem beliebigen Zeitpunkt erlauben, einschließlich automatischer Erfassung zum jeweiligen Abrechnungszeitraum. Die Sensoren könnten aber zusätzlich auch die Zimmertemperatur kontrollieren und anpassen oder durch einen entsprechenden Eco-Modus Heizkosten sparen. Auch die Verwendung in Smart Home Systemen ist möglich und kann den Bewohnern angeboten werden: Sie können dann ihre Heizung etwa per Smartphone steuern, auch wenn sie gar nicht zuhause sein sollten.

Diese Vorzüge lassen sich selbstverständlich auch auf Elektrizität, Wasser, Gas, Flächen und andere Güter anwenden.

Datensammlung, Analyse und Vorhersage sind Kernfunktionen der Digitalisierung im Facility-Management. Der harte Wettbewerb zeigt, dass die Fähigkeit, Informationen möglichst schnell und umfangreich zu sammeln und ohne Verzögerung zu verarbeiten, über den langfristigen Erfolg entscheidet.

Für FM Abteilungen in größeren Unternehmen bedeutet dies merkliche Kostensenkungen quer durch alle Bereiche so wie eine Verringerung von Ausfallzeiten, bessere Wartung und oft auch höhere Mitarbeiterzufriedenheit dank angenehmerer Umgebung.

Ist die Gebäudeverwaltung das eigentliche Geschäftsmodell, werden es ihnen ihre Mieter danken. Denn die Qualität der Anlagen und verbesserte Betreuung schaffen merkliche Vorzüge gegenüber analog verwalteten Objekten.

Diese Technologien kommen zum Einsatz

Die Digitalisierung kommt mit einem Meer an neuen Technologien daher, aber für das Gebäudemanagement wichtige Vertreter lassen sich grob Kategorisieren. Es sind die Bereiche Big Data & Machine Learning, künstliche Intelligenz und das Internet of Things, welche die wichtigsten Veränderungen der nächsten Jahre bringen.

Sie bieten die Vernetzung und den automatisierten Austausch (Internet of Things) von Geräten, Sammeln und verarbeiten die daraus resultierenden Daten (Big Data & Machine Learning) und ermöglichen uns durch ein tiefgehendes Verständnis der Zahlen Optimierungen durchzuführen, die über bisherige Verbesserungen weit hinaus gehen (künstliche Intelligenz).

Die konkret zum Einsatz kommenden Softwaremodule sind dabei vor allem:

• Energy Management Systeme (EMS)
• Building Automation Systeme (BAS)
• Computerized Maintenenance Management Systems (CMMS)

Diese bringen für sich allein bereits einige Vorteile, doch entfalten sie ihren echten Wert erst im Zusammenspiel. Hierfür bieten sich, aufgrund der Möglichkeit zur fast nahtlosen Integration unterschiedlicher Software, Cloud Systeme an.

Dabei können die eintreffenden Informationen nicht nur in der Cloud synchronisiert werden; auch die Verarbeitung läuft dank Cloud Computing in Sekundenbruchteilen ab. Mit den daraus gewonnenen Informationen werden EMS, BAS und CMMS wieder versorgt und entsprechende Änderungen und Verbesserungen vorgenommen. Aufgrund der Struktur der Cloud können Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff erhalten, um relevante Daten zu erhalten oder zu übermitteln.

Das Personal des Facility Management kann mithilfe dieser Technologien Risiken vermeiden und bessere Entscheidungen treffen. Die generelle Optimierung spiegelt sich in geringerem Energieverbrauch, Predictive Maintenance und letztlich besserem Kundenerlebnis wider.

Die Wartung zum bestmöglichen Zeitpunkt, die durch die Methoden des Predictive Maintenance bestimmt wird, minimiert die Störungen durch notwendige Wartungsarbeiten, verringert die Kosten und erleichtert den zuständigen Mitarbeitern die Arbeit. Da die Festlegung unter anderem anhand der Auslastung der Angestellten erfolgt, verringern sich Stoßzeiten und Arbeitsstress.

Die eigentlichen Arbeiten werden außerdem dann durchgeführt, wenn den Kunden – egal, ob privater Mieter oder eine andere Abteilung des jeweiligen Unternehmens – möglichst geringer Schaden entsteht. Dies kann bei Wohnraum zum Beispiel ein Zeitpunkt sein, zu dem sich eine möglichst große Anzahl der Mieter auf der Arbeit befindet. Die Wartung der Heizungsanlage etwa fällt dann weniger Personen unangenehm auf und auch die Wahrscheinlichkeit, dass der Warmwasserspeicher gelehrt wird, ist gering.

In Unternehmen kann dieser günstige Zeitpunkt zum Beispiel nahe des Schichtendes oder während der Haupt-Pausen-Zeiten oder zum Zeitpunkt der niedrigsten Auslastung sein. Dabei fließen in die Bestimmung aber noch viel mehr Faktoren, wie spätestmögliche Wartung, künftige Auftragslage usw. mit ein, sodass eine hochkomplexe Rechnung entsteht, die Ausfälle vermeidet und Verluste gering hält. 

Gefahren

Natürlich ist auch in der Digitalisierung nicht alles Gold und zahlreiche Gefahren sind zu vermeiden. Unumgänglich ist dabei leider die Tatsache, dass die Transformation ein großes Investment darstellt. Die strategische Planung und Beschaffung und der Einsatz der nötigen Werkzeuge sind kostenintensiv und die Weiterbildung oder Rekrutierung qualifizierter Experten besonders aufwendig.

Dabei kann vor allem das IT-Fachwissen innerhalb der Facility-Management Branche oft nur schwer zu finden sein. Komplexe AI-Anwendungen zu betreuen oder gar selbst zu erstellen war bisher schlicht nicht Teil des Portfolios. Hier muss viel Knowhow erst aufgebaut werden.

Auch die üblichen Gefahren, die unabhängig von der konkreten Branche oder Abteilung auftreten können, machen sich hier bemerkbar. Dazu zählt vor allem ein Mangel an der notwendigen Kultur, die eine Transformation vom Ausmaß der Digitalisierung begrüßt. Fehlt die Einsicht in die Notwendigkeit des Wandels (zum Beispiel, weil man annimmt, dass ja aktuell alles „im grünen Bereich“ liegt und – naiverweise – keinen schnellen Wechsel erwartet) oder besteht gar eine Abwehrhaltung gegenüber neuen Methoden und Technologien, kann ein Digitalisierungsprojekt schnell zum Scheitern verurteilt sein.

Insbesondere Führungskräfte müssen mit den Zielen solcher Kampagnen vertraut sein und sie direkt unterstützen, wenn die Digitalisierung Erfolgreich sein soll.

Zuletzt sei außerdem die problematische Vorstellung erwähnt, dass die digitale Transformation ein zeitlich begrenztes Projekt sei. Viel mehr ist sie jedoch ein andauernder Prozess, der Arbeits- und Denkweisen nicht nur nachhaltig verändert, sondern den Wandel selbst zum eigentlichen Zustand erhebt.

Kundenerwartungen

Bedient das Facility-Management private Mieter, entstehen erheblich größere Probleme als für ein Gebäudemanagement, das als Abteilung eines Unternehmens agiert.

Denn Kunden sind es generell gewohnt, die Fäden in der Hand zu halten und schlicht zu einem Anbieter mit besserem Service, Preis oder Qualität zu wechseln, wenn Unzufriedenheit besteht. Diese Erwartungshaltung überträgt sich auch auf den FM-Bereich.

Als moderne, digital vernetzte Menschen, sind wir heute Updates und das Treffen von Entscheidungen zu jedem Zeitpunkt gewohnt – unsere Smartphones machen es möglich. Wir erwarten daher zusehends ähnlichen Service von unserem Gebäudemanagerdienst und fühlen uns ignoriert und vernachlässigt, wenn wir nicht permanent mit Informationen „bedient“ werden.

Die Möglichkeiten von mobilen Endgeräten wurden in der Vergangenheit maximal verwendet, um Arbeitsaufträge und Informationen an im Einsatz befindliche Mitarbeiter weiterzugeben. Mittlerweile sind es jedoch vor allem die Endkunden, die an den jeweiligen Daten interessiert sind. Das FM wird daher beispielsweise zum Hub für das Management von Flächen, wie etwa die Belegung, Auslastung, Verwendung und freie Plätze in einem Büroraum. Dies ermöglicht erhebliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen, wenn es in einer gesamten Firma oder Gebäudekomplex eingeführt wurde. Auch das Untervermieten von freien Flächen kann so automatisiert, schnell und mit hoher Präzision als Nebeneinkunft etabliert werden.

Fazit

Das Facility-Management erlebt durch die Digitalisierung dramatische Veränderungen. Die neu gesammelten und erstmals umfassend ausgewerteten Daten erlauben Einblicke in bisher unbekannte Vorgänge, interne Abhängigkeiten und mögliche Verbesserungen.

Mit den dadurch verfügbaren Echtzeitdaten können die FM Unternehmen/Abteilungen ihre Mitarbeiter gezielter und gewinnbringender Einsetzen. Daraus resultiert schnellerer und besserer Service, höhere Produktivität, ein angenehmeres Arbeitsumfeld und letztlich höhere Performance für das gesamte FM.

Die angesprochenen Daten ermöglichen es außerdem, den Kunden wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen und Entscheidungen treffen zu lassen, ohne aufwendige Kanäle wie Telefon, Post oder persönlichen Kontakt zu verwenden – Smartphone genügt. Es bieten sich bessere Einblicke und eine verbesserte Customer Experience als direkte Effekte.

Dank Softwarelösungen, die auf diesen veränderten Grundbedingungen aufbauen, können anschließend sehr nützliche Effekte, wie Energieeinsparungen oder die Nutzung von Predictive Maintenance Protokollen, zum Tragen kommen. Dies ermöglicht einen Umweltfreundlichen, günstigen und langfristigen Betrieb der jeweiligen Anlagen