Human Resource

Tausende von Unternehmen lassen ihre Dokumente bereits aus verschiedenen Gründen scannen und digitalisieren. Einige tun es, weil es die Produktivität steigert, andere einfach um Platz zu sparen. Wie man sich sicher vorstellen kann, ist das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten wesentlich kostengünstiger als die Verwaltung von Papier. Die Kosten für das Scannen von Dokumenten betragen je nach der Menge der Dateien, die Sie haben, weniger als einen Cent pro Blatt.

Da sich alle Ihre Dokumente im Wesentlichen an einem Ort befinden und der Text bzw. die Inhalte durchsuchbar gemacht werden, sind sie wesentlich leichter zu finden und zu analysieren. Die Dokumente werden viel sicherer sein und es ist fast unmöglich sie zu verlieren oder zu verlegen. Weil die Administratoren der IT-Verwaltung in der Lage sein werden bestimmte Ordner zu sperren und nur ausgewählten Mitarbeitern das Bearbeiten, Ändern und Löschen bestimmter Dokumente zu gestatten, ist der Zugriff von Unbefugten nahezu unmöglich. Vorausgesetzt natürlich, dass das System korrekt konfiguriert und abgesichert ist.

Sollte mit den Dokumenten, die in einem Computersystem aufbewahrt werden, irgendetwas passieren, können die Dateien zur Wiederherstellung sicher an einem anderen Ort gespeichert werden. Im Falle eines Umzugs können alle Dokumente viel einfacher mitgenommen werden und bei Bedarf ist es möglich, sie auf einer Diskette oder per Online-Download jemandem zurückgeben, der sie vielleicht nur temporär überlassen hat.

Durch die digitale Automatisierung in der Human Resources Abteilung ergeben sich neben der Kostenersparnis noch weitere Vorteile. Diese sind vielfältig und reichen von der Rekrutierung über die Ausbildung bis hin zur Mitarbeiterbindung. Es ist daher offensichtlich, dass das digitale Dokumentenmanagement, nicht nur im Bereich Human Resources, die Zukunft im Umgang mit Dokumenten ist, denn dieser Weg kann schlussendlich zu einem insgesamt schlankeren Unternehmen führen.

Dokumente in Aktenschränken, Schubladen oder sogar in eigens dafür eingerichteten Papierräumen aufzubewahren ist auf Dauer keine ideale Lösung. Insbesondere wenn ein Unternehmen auf Wachstum ausgerichtet ist, da ohne die Digitalisierung in Human Resource bei der Erhöhung der Mitarbeiteranzahl immer mehr Platz benötigt wird und somit höhere Kosten anfallen. Dies lässt sich ganz allgemein in jedem Unternehmensbereich durch die Digitalisierung vermeiden.

Die Digitalisierung der Dokumente bietet ein zusätzliches Sicherheitselement, da so die Unterlagen der Mitarbeiter an so vielen Orten gesichert werden können, wie es nötig ist. Im Gegensatz zu Papierakten ist es ein erheblicher Vorteil, wenn man digitale Dateien zur Verfügung hat, denn beispielsweise im Falle eines Brand- oder Wasserschadens ist Papier fast immer das erste, was am Ende den Elementen zum Opfer fällt.

Weitere wesentliche Verbesserungen durch die Digitalisierung in Human Resources, im Gegensatz zur herkömmlichen Personalverwaltung, ist die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und deren Bindung, weil individueller auf die Bedürfnisse der Angestellten eingegangen werden kann. Immer mehr Unternehmen integrieren digitale Lernplattformen für ihren eigenen Schulungsbedarf, aber auch, um Mitarbeitern die sich weiterentwickeln wollen etwas zu bieten.

Neben einer Verbesserung des Gesamterlebnis für die Mitarbeiter kann die Digitalisierung in Human Resources darüber hinaus das Online-Branding stärken. Indem digitale Marketingstrategien für die Personalabteilung integriert werden, können Talente ergebnisorientierter gemanagt werden und dazu wird zu einer positiven Außenpräsentation beigetragen.

Es liegt auf der Hand, dass eine serviceorientierte Personalabteilung neben den jeweiligen Teamleitern unerlässlich ist, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Als erste Anlaufstelle für neue Kollegen ist die Abteilung Human Resources natürlich dafür verantwortlich, die besten Mitarbeiter zu rekrutieren, aber auch um dafür zu sorgen, sie nach der Einstellung bei Laune zu halten. Die Digitalisierung hilft ihnen dabei, diese Dienstleistung bestmöglich erbringen können.

Die Entdeckung der Spitzentalente für ein Unternehmen war schon immer eine der wichtigsten Überlegungen für die Unternehmensleitung. Schließlich tragen die Mitarbeiter nicht nur zur Qualität der Produkte und Dienstleistungen bei, die ein Unternehmen liefert, sondern auch zur Kultur und zum allgemeinen Unternehmensklima. Durch die Digitalisierung wird das Human-Resource-Personal in der Lage sein, Einstellungsprozesse zu beschleunigen, ohne die qualitative Auswahl der zu selektierenden Talente zu beeinträchtigen.

Bestimmte Dokumente, die benötigt werden, sind fast augenblicklich zu finden, anstatt Seite für Seite physischer Papierdokumente durchwühlen zu müssen. Mit Hilfe von Softwareprogrammen können Lebensläufe automatisch nach Schlüsselwörtern gescannt werden und diese Programme ermöglichen es, Hintergrund- oder Leumund-Prüfungen, zum Beispiel in sozialen Medien, automatisch durchzuführen.

Software unterstützt umfassende, personalisierte Leistungscheck’s. Diese schaffen neue Möglichkeiten, Stärken und Schwächen der Mitarbeiter bei Arbeitsprozessen zu analysieren. Damit kann individueller Schulungsbedarf eruiert werden, wodurch die Leistungsfähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters gefördert werden kann. Daraus resultiert logischerweise eine erhöhte Leistungsfähigkeit der im Unternehmen agierenden Teams.

Wer sich Gedanken über die Digitalisierung in Human Resources macht, dem sei vorab eins ganz klar gesagt, ohne die Mitarbeiter in der Personalabteilung gründlich auf den Übergang vorzubereiten und ihnen die Scheu vor den Neuerungen zu nehmen, wird das Vorhaben scheitern oder zumindest den Vorgang wesentlich verzögern.

Das würde damit einhergehen, dass die Rekrutierung der besten verfügbaren Talente für eine ganze Weile behindert wird. Die Personalabteilung muss für diese neuen Arbeitsvorgänge und die digitalen Marketingstrategien offen gemacht werden. Nur dann wird die Umstellung nach relativ kurzer Zeit zu dem erhofften Erfolg führen.

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor, der den Personalsachbearbeitern nahe gebracht werden sollte ist, dass es bei der Verantwortung der Personalabteilung nicht mehr nur darum geht, Stellen auszuschreiben, sondern, dass sie zukünftig auch daran mitzuarbeiten, das Firmenimage durch die Einführung der richtigen Mitarbeiter aufzubauen und zu pflegen.

Das Personal in der HR-Abteilung sollte deshalb umfassend geschult werden, klar definierte Rollen erhalten und lernen, wie die neuen Tools zu benutzen sind und wie sie die Arbeit unterstützen können. Es sollte keine Unklarheiten geben. Daher ist es ratsam, bereits vor der Umstellung Tutorials, exakte To-Do- und Checklisten auszugeben, damit sich die Mitarbeiter, die in die Umstellung involviert sind, vorbereiten können.

Protokollieren Sie alles, was im Zusammenhang mit der Personalabteilung geschieht, einschließlich der Verfolgung von Fällen, in denen Daten nur angesehen wurden, und überprüfen Sie diese Protokolle regelmäßig. Für den Fall, dass jemand in der Human Resource Abteilung ausfällt, muss außerdem ein Plan vorhanden sein, wie Ersatzleute gefunden und geschult werden können.

Desweiteren muss ein Plan für das Ein- und Ausscheiden von Kollegen erstellt werden. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter der Personalabteilung die ausscheiden, nach ihrem Austritt keinen Fernzugriff mehr auf das System haben. Wenn möglich, lassen Sie Vorgänge mit Qualitätsprüfungen automatisieren. Auf diese Weise haben Personen, die in die Organisation kommen, innerhalb der Organisation wechseln und die Organisation verlassen, die entsprechenden Rechte, oder eben keine mehr

Technologien wie Cloud, Internet der Dinge und Automatisierung helfen Unternehmen bei der digitalen Transformation, aber sie bringen auch zusätzliche Sicherheitsrisiken mit sich. Die Sicherheit von Mitarbeiterdaten ist genauso wichtig wie der Schutz von Geschäfts- und Kundendaten. Jedoch besteht oft die Gefahr, dass der Schutz und das Eigentum an diesen Informationen, insbesondere bei der Implementierung neuer Systeme, übersehen wird. Aktuelle Studien und Umfragen bestätigen das.

Viele Unternehmen nehmen das Thema Sicherheit immer noch nicht ernst genug oder zögern digitale Prozesse einzuführen, weil sie katastrophale Sicherheitsmängel befürchten. Sorgen Sie also mit entsprechenden Teams dafür, dass Ihr System sicher ist, nicht nur vor externen Bedrohungen, sondern auch vor nicht autorisierten internen Bedrohungen. Wir alle haben schon in den Nachrichten Berichte über Unternehmen gesehen, deren HR-Informationen kompromittiert wurden.

Ein erweiterter Zugang von mehr Geräten bedeutet, dass sich Unternehmen auf zwei Schlüsselbereiche konzentrieren müssen. Erstens, machen Sie sich bewusst, dass die Nutzer Ihre größte Bedrohung sind, denn sie machen Fehler, gerade in der Umstellungsphase. Sie könnten auch durch raffinierte Betrügereien getäuscht oder von weniger integeren Mitarbeitern Ihrer Daten beraubt werden. Diese Risiken müssen so weit wie möglich verringert bzw. ausgeschlossen werden.

Zweitens: Konzentrieren Sie sich etwas weniger auf die “Mauern” – Ihr Rechenzentrum und dessen Abschirmung – und mehr auf den “Schatz in der
Truhe” – also um Ihre eigentlichen Daten. Denken Sie an Zugangsmanagement, Data Loss Prevention (DLP), Verschlüsselung und starke Authentifizierung. Wenn Sie all das ordentlich einrichten, sind Sie besser dran als viele andere Unternehmen.

Gleichzeitig müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass die Anwender über die Werkzeuge verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Sind die Zugangsberechtigungen oder die Empfängerlisten falsch konfiguriert, könnten vertrauliche Informationen, zum Beispiel Beschwerden über Manager, automatisch an alle Manager verschickt werden.

Laut Jason Hart, CTO für Datenschutz bei Gemalto, einem niederländischen Unternehmen, das sich mit der Herstellung von Chip- und Magnetstreifenkarten beschäftigt, müssen Unternehmen die sich im digitalen Wandel befinden, die Sicherheit auf eine neue Art und Weise betrachten. “Sie müssen verstehen, was Ihre Risiken sind. Es mag sein, dass Leute Penetrationstests durchführen, aber für mich ist das nicht gleichbedeutend mit starker Sichtbarkeit und Kontrolle in Bezug auf Governance und Sicherheit”, sagt er.

Wenn es um die digitale Transformation Ihres Unternehmens geht steht die IT-Sicherheit an erster Stelle. Prüfen Sie zu Beginn dieses Projekts, wie Sie mit den Risiken umgehen, denn um nachhaltig effizient und produktiv zu sein, braucht die Digitalisierung in Human Resource eine umfassende Sicherheitsstrategie. Stellen Sie sicher, dass alle involvierten Personen am gleichen Strang ziehen und messen Sie die Sicherheit auf einheitliche Weise und mit den gleichen Verfahren.

Vergewissern Sie sich vor der Digitalisierung, dass Sie alle Dateien gesichert haben. Beauftragen Sie einen etablierten IT-Experten mit der Überwachung des Prozesses und entwerfen Sie ein System, das Ihre Daten vor Hackerangriffen schützt. Planen Sie im Voraus, wer Zugang zu den Informationen haben wird, und ob sie nur intern oder auch extern zugänglich sein werden.

Im Unternehmen, das seine Personalabteilung digitalisieren will, sollte sichergestellt sein, dass Informationen nicht versehentlich an Gruppen weitergegeben werden, für die sie nicht vorgesehen sind. Ordnen Sie neben den Benutzergruppen ALLE HR-Materialien ordnungsgemäß in die entsprechenden Sicherheitsbereiche ein. Zum Beispiel sollte ein Mitarbeiter nicht auf Informationen anderer Mitarbeiter zugreifen können, sondern nur Zugang zu seinen eigenen haben.

HR-Mitarbeiter, Teamleiter, Manager usw. werden alle unterschiedliche Sicherheitsmaßnahmen und einen unterschiedlichen Zugang zu unterschiedlichen Informationen benötigen. Vergewissern Sie sich, dassm jeder die entsprechende Sicherheitsstufe hat. Es ist bei solchen Umstellungen schon häufig vorgekommen, dass Mitarbeiter der
Personalabteilung nicht über die entsprechenden Rechte verfügten und dadurch nicht in der Lage waren, die benötigten Informationen zu erhalten, oder dass Kollegen versehentlich das Recht erhalten haben, die Akte eines anderen einzusehen.

Zum Go-Live-Datum muss sichergestellt sein, dass die HR-Mitarbeiter die ordnungsgemäßen Berechtigungen für den Zugriff auf ihre Tools haben. Stellen Sie deshalb bei jedem Schritt, von der Planung bis zur Inbetriebnahme, sicher, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung, das Server-Team, das Netzwerk-Team, das Sicherheitsteam, das Support-Team und die Leitung alle auf der gleichen Linie arbeiten.

Neben den Vorteilen, die die Digitalisierung in Human Resources mit sich bringt, müssen jedoch auch die Herausforderungen nochmal deutlich angesprochen werden, die bei so einer Umstellung bedacht werden müssen. An erster Stelle steht hier das Thema Sicherheit. Achten Sie auf jeden Fall immer darauf, dass dies nicht zugunsten einer schnelleren Digitalisierung in Human Resources in den Hintergrund gedrängt wird.

Nur so können katastrophale Folgen vermieden werden. Gelangen beispielsweise Kundendaten in die falschen Hände – wie dies bereits in großem Umfang bei T-Online, dem Spieleportal Valve oder Facebook geschehen ist – führt dies zu irreparablen Schäden in den Kundenbeziehungen, die für kleine und mittelständische Unternehmen existenzbedrohend sein können.

Ein weiterer Punkt ist das “Mitnehmen” der Mitarbeiter, die vielleicht schon viele Jahre im Unternehmen sind und sich über eine lange Zeit an die bisherigen Arbeitsabläufe gewöhnt haben. Besonders Kollegen die etwas älter sind tun sich oft schwer damit ihre Arbeitsroutinen zu verändern. Achten Sie darauf, dass Sie diese mit ins Boot holen, indem Sie ihnen verdeutlichen, welche Vorteile die Digitalisierung in Human Resources für ihre Arbeit mit sich bringen und stellen Sie ihnen wenn möglich Mitarbeiter zur Seite, die sich mit der Umstellung leichter tun.

Auch auf der Seite der Bewerber wird es zu Anpassungen kommen. Genügte es bisher seinen Lebenslauf und ein Anschreiben zu erstellen und in den Briefkasten zu stecken oder per E-Mail zu verschicken, müssen nach der Umstellung ganze Datensätze in Online-Formulare eingegeben werden. Das ist in den meisten Fällen etwas zeitaufwendiger, aber die Grundlage dafür, dass Ihre digitalen Selektionsroutinen greifen.

Desweiteren ist es unabdingbar, dass im Vorfeld sehr detailliert alle Prozesse im Personalwesen erfasst werden. Das kann bedeuten, dass Mitarbeiter für eine gewissen Zeit damit beschäftigt sind, genau zu protokollieren, was sie bisher aus dem Kopf heraus getan haben und mit welchen Kollegen sie sich während den Einstellungsprozessen abgestimmt haben.

Das ist wichtig, damit beispielsweise die Zugangsberechtigungen richtig vergeben werden können und nicht jemand der mit ins Boot gehört ausgeschlossen wird, indem wichtige Informationen nicht bei ihm ankommen. Andererseits muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter, die nicht oder nicht mehr in die Personalverwaltung eingebunden sind, das Vorhaben nicht aufgrund von unberechtigtem Zugang sabotieren können.