Descripción general: Automatización robótica de procesos
La automatización robótica de procesos a menudo conduce a la confusión porque no hay ningún robot visible para realizar acciones. Es, por otro lado, un software que se hace cargo de las tareas realizadas anteriormente por los seres humanos. Así que no debe confundirse con robots físicos, como se conoce a partir de la producción. Sin embargo, Robotic Process Automation ofrece muchos puntos de partida empresariales para automatizar tareas, ahorrar costos y ser más eficientes. Aquí le mostramos lo que es la automatización robótica de procesos, lo que debe considerar antes de la implementación, dónde hay aplicaciones frecuentes y si es sólo una tendencia a corto plazo.
¿Qué es la automatización robótica de procesos?
La automatización robótica de procesos también se abrevia a menudo con RPA o automatización de procesos controlada por robots. Se define como el procesamiento automatizado de procesos estructurados en la empresa por bots de software digital. El RPA se remonta a la década de 2000 y estaba vinculado a la evolución de tres tecnologías clave necesarias para este fin. El raspado de pantallas, la automatización del flujo de trabajo y la inteligencia artificial constituyen la base para el desarrollo de la tecnología RPA. La tecnología también se inspiró en los robots de la industria, que ya eran conocidos en ese momento, y pueden llevar a cabo tareas de producción de forma independiente y completa y no sólo semi-automatizado.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático ahora le permiten automatizar tareas rutinarias que antes solo podían realizar los humanos. Incluso grandes cantidades de datos pueden ser administrados por RPA. Los bots de software o robots imitan el trabajo de un empleado humano y pueden iniciar y cerrar sesión en las aplicaciones por su cuenta, introducir y procesar datos, calcular tareas y realizar transacciones. El software RPA está sobre-almacenado en la infraestructura de TI de una empresa y, por lo tanto, se puede implementar sin tener que realizar un cambio en los sistemas existentes. Esto es rápido y eficiente. El software puede hacerse cargo de casi cualquier proceso y por lo tanto ofrece numerosas y creativas aplicaciones.
Robotic Process Automation ofrece a las empresas muchas ventajas y es un componente central de la digitalización. Entre otras cosas, el servicio al cliente se puede mejorar y acelerar, los procesos se vuelven más eficientes, se ahorran costos para tareas manuales y repetitivas, y se puede aumentar la productividad general. La calidad también sigue siendo uniformemente alta y no está sujeta a fluctuaciones diarias o errores humanos, y el control y el cumplimiento de las normas se pueden automatizar y, por lo tanto, aumentar. Todos los pasos de trabajo pueden ser rastreados por el software, en caso de que haya un problema, y se llevan a cabo durante todo el día, ya que no hay que observar horas de trabajo. El software RPA se implementa con relativa rapidez y, por lo tanto, ahorra recursos sobre otras estrategias de automatización.
Otra ventaja de RPA sobre otras soluciones de automatización de TI es la hábil respuesta a las excepciones y circunstancias cambiantes. Aunque las soluciones de TI normalmente no pueden manejar esto, la automatización de procesos robóticos está capacitada en estos casos. El algoritmo está aprendiendo constantemente y esto hace posible reaccionar correctamente a nuevas situaciones. También es posible comunicarse con otros sistemas sin necesidad de interconectar a un empleado. Por lo tanto, las excepciones no se marcan y asignan simplemente a un empleado para su posterior procesamiento, sino que la tecnología RPA busca independientemente la información que falta, incluso en todos los sistemas.
¿En qué áreas se utiliza la Automatización robótica de procesos y qué debo tener en cuenta antes de la integración?
El software RPA se utiliza más comúnmente para el trabajo manual, lento y repetitivo. Este puede ser el caso, por ejemplo, en la oficina o en la producción.
Sin embargo, para operar la automatización robótica de procesos, deben establecerse reglas estrictas para la operación. Si este no es todavía el caso, los procesos deben definirse primero como procesos rutinarios y se deben definir los pasos exactos. Esto no tiene que hacerse de forma centralizada para toda la empresa, sino que ofrece a los departamentos individuales oportunidades para llevar a cabo sus procesos de manera más eficiente. Debido a la individualidad, la flexibilidad no tiene que sufrir y se puede mantener a pesar de los procesos rutinarios fijos. El objetivo de integrar la tecnología RPA también debe mantenerse antes de ponerse en práctica.
Las aplicaciones típicas de la automatización robótica de procesos son el servicio al cliente, la contabilidad, la atención sanitaria, los departamentos de recursos humanos, los servicios financieros y la gestión de la cadena de suministro.
En el servicio al cliente, la tecnología automatiza las tareas del centro de llamadas. Por ejemplo, los documentos se pueden cargar automáticamente, las firmas de correo electrónico se pueden comprobar y la información enviada por el cliente se puede comprobar automáticamente para su integridad y cómo proceder con él.
En contabilidad, Robotic Process Automation puede gestionar la contabilidad general y operativa, la presupuestación y los informes de transacciones.
En el sector de la salud, los registros médicos, los informes y la facturación pueden ser administrados por RPA.
La tecnología también es una solución eficiente para los departamentos de RRHH y puede asumir tareas que consumen mucho tiempo, como el registro de tiempo y la gestión de la información de los empleados.
En el área de servicios financieros, por ejemplo, las aperturas y cierres de cuentas se llevan a cabo mediante la Automatización robótica de procesos.
Otra área importante de aplicación es la gestión de la cadena de suministro. Aquí, los inventarios pueden ser monitoreados, los envíos pueden ser rastreados y los pagos y pedidos se pueden procesar automáticamente. Así que ya hay numerosas aplicaciones eficaces para la automatización robótica de procesos y en el futuro muchas más probablemente se añadirán con un desarrollo adicional de la tecnología.
Conclusión sobre la automatización robótica de procesos
La automatización robótica de procesos puede hacer que las empresas tengan más éxito y simplificar su trabajo diario. Sin embargo, el software no debe ser apresurado e integrado sin cabeza sólo para estar allí. En primer lugar, deberíamos tomarse el tiempo para analizar los procesos que consumen muchos recursos y considerar dónde tendría sentido la automatización. Los flujos de trabajo necesarios deben definirse como rutinas y reglas fijas para que la tecnología RPA los adopte. También debe responder a la pregunta de si desea procesos totalmente automatizados o solo semiautomáticos para su empresa. Si se lleva a cabo el trabajo preparatorio correspondiente, la automatización robótica de procesos puede conducir a un gran ahorro de costos, eficiencia y productividad.
Lo que es seguro es que el RBA no es sólo una tendencia, sino que seguirá acompañándonos durante mucho tiempo. Para 2025, 140 millones de posiciones a tiempo completo en todo el mundo serán reemplazadas por el software correspondiente, y para 2024 ya se espera que el mercado de RPA alcance los cinco millones de dólares. Como resultado, las empresas y los empleados tendrán muchas oportunidades nuevas, y es probable que las tareas y responsabilidades de las descripciones de trabajos anteriores se adapten y cambien en todos los niveles de la jerarquía. Así que vale la pena mantenerse al día y pensar desde el principio en qué áreas podría utilizar esta tecnología de una manera significativa.
