¿Cómo puedo avanzar en mi negocio a través de Process Mining?
¿Desea analizar y optimizar los procesos de negocio de su empresa y lograr la eficiencia de los procesos? La minería de procesos elimina la pérdida del 20-30% de sus ingresos debido a las debilidades en el proceso de negocio. Especialmente en las empresas más grandes, es imposible encontrar una persona que entienda todos los factores y pasos involucrados en un proceso de negocio. Esto es posible gracias a la minería de procesos. Aquí explicamos qué proceso de minería es, para quién vale la pena y cómo se aplica en la empresa.
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es un método de administración de procesos y a veces se conoce como detección automatizada de procesos empresariales (ABPD). Los procesos reales se analizan como base. Los procesos teóricos o asumidos no se consideran con la minería de procesos porque los registros de eventos electrónicos deben estar disponibles para trabajar el método. Process Mining combina técnicas en los campos de minería de datos, inteligencia informática, modelado de procesos y análisis.
El método está controlado por datos y se centra en el análisis de registros de eventos. Los registros de eventos son información sobre los pasos individuales del proceso que se almacenan en los sistemas de TI. Los archivos de registro reflejan los eventos en orden cronológico y se pueden asignar a un paso o persona específico en el proceso. Cada paso que se admite digitalmente deja estos seguimientos como registros en el sistema de TI, que luego se utilizan para la evaluación. De esta manera, se pueden identificar tendencias y patrones, se pueden identificar debilidades y se pueden entender mejor los procesos empresariales típicos. Todo esto ayuda a optimizarlos.
Además, Process Mining proporciona una vista objetiva de los procesos existentes que no obtendría al analizar «humanamente» los procesos de negocio. Cada empleado probablemente tiene ideas diferentes sobre por qué un proceso no funciona sin problemas. La minería de procesos le permite optimizar en función de los datos y los hechos y no solo actuar sobre la base de la evaluación personal.
Ejemplos de procesos que se analizan con frecuencia mediante minería de procesos son los procesos de ventas, los procesos de fabricación, los procesos logísticos o los procesos de gestión de servicios de TI. El único requisito es la existencia de un registro electrónico de eventos que se pueda evaluar.
La minería de procesos está en parte relacionada con la minería de datos y la terminología también está influenciada por ella. Se evalúa una gran cantidad de datos para obtener o aprovechar información útil. Sin embargo, a diferencia de la minería de datos, no es un incidente específico o un desafío definido que se evalúa, sino todo un proceso empresarial.
Un inconveniente de la minería de procesos es que los pasos en el proceso que tienen lugar exclusivamente análogamente no se pueden evaluar. Por ejemplo, el análisis no incluye la sensación que el empleado tiene al realizar un paso de trabajo o la expresión facial del cliente al interactuar con el servicio de atención al cliente. Esto debe tenerse en cuenta al considerar los resultados de la minería de procesos. Sin embargo, Process Mining ofrece información valiosa.
¿Cuáles son los tipos de minería de datos de procesos?
La minería de procesos utiliza técnicas que ayudan a crear, evaluar y expandir modelos de proceso. En este contexto, se definieron tres tipos de minería de procesos.
Detección
También llamado Descubrimiento, este tipo de procesos de minería de procesos se rastrean y comprenden, así como se crean modelos para procesos de negocio. Las causas de los procesos de bajo rendimiento se determinan aquí. Por lo tanto, este paso constituye la base para las mejoras.
Comprobación de conformidad
Este tipo también se denomina conformidad y permite la comparación de modelos de proceso desarrollados con los datos reales y actuales. Se comprueba el cumplimiento, lo que revela vulnerabilidades. Los modelos de proceso existentes se pueden validar por este paso y se muestran las diferencias entre la realidad y el modelo.
Extensión
La extensión o mejora se utiliza cuando se desea ampliar los procesos empresariales. Con la ayuda de la información recién adquirida, se pueden crear nuevos procesos o mejorar los existentes.
¿Cómo se aplica Process Mining en la empresa?
Hay procesos en cada empresa, por lo que La minería de procesos es teóricamente aplicable en todas las empresas. Para obtener registros electrónicos de eventos, que constituyen la base para la evaluación, necesitamos flujos de trabajo que sean al menos parcialmente compatibles digitalmente. Incluso para empresas muy pequeñas, donde los flujos de trabajo son manejables y hay personas que pueden entender todo el proceso y entender todos los factores relacionados con él, la inversión en Minería de Procesos es de importancia secundaria. Aquí, las vulnerabilidades en los procesos de negocio generalmente todavía pueden ser identificadas y mejoradas por esta persona.
Para la minería de procesos por lo general hay software y aplicaciones especiales. Esta tecnología utiliza cifras clave para mostrar el funcionamiento de los procesos o incluso puntos débiles de los procesos de negocio. Estas métricas se denominan Indicadores clave de rendimiento de procesos (KPPIs) en esta área. Se pueden combinar con los KPI de una empresa para proporcionar una imagen aún más completa del rendimiento. También es útil contar con una infraestructura de TI homogénea para el correcto funcionamiento del proyecto Process Mining.
Vale la pena aplicar la minería de procesos paso a paso y comenzar con un proceso central. Se debe dedicar algún tiempo a planificar y seleccionar el proceso. Los objetivos del proyecto de Minería de Procesos también deben definirse primero para lograr resultados útiles. A continuación, puede empezar a analizar y mejorar. Si ha optimizado todo en consecuencia, puede realizar procesos adicionales paso a paso. En el período siguiente, la minería de procesos debe utilizarse continuamente para poder detectar problemas en una etapa temprana. La minería de procesos también se puede usar de forma óptima en el paso siguiente para supervisar los flujos de trabajo y comprobar el cumplimiento de las directrices.
Conclusión
La minería de procesos es una inversión útil para lograr la eficiencia del proceso. Tenga en cuenta, sin embargo, que los procesos no son estáticos y la minería de procesos no debe ser una acción única, sino que debe integrarse en la empresa de forma regular y permanente. Cuando los procesos son claros, también es más fácil implementar cambios y reaccionar de manera más flexible a las influencias ambientales. La minería de procesos también se puede utilizar para el control y la mejora continuas y ya es utilizado con éxito por muchas empresas. Si usted se ha preguntado más de una vez por qué sus procesos no se ejecutan tan bien como desee y cómo puede cambiar esto, definitivamente debe invertir en la minería de procesos. Al comprender con precisión sus flujos de trabajo, sabe por dónde empezar, se vuelve más flexible, detecta errores antes de que tengan impactos de gran alcance y esté un paso por delante de sus competidores.
