La digitalización no es sólo un término paraguas para entretener juegos de teléfonos inteligentes y nuevas aplicaciones de redes sociales. Cambia nuestra vida cotidiana y nuestras vidas de una manera sin precedentes, y nuestro trabajo no es una excepción.
Especialmente en las áreas de contabilidad y control, mucho está sucediendo en el contexto de la transformación digital. Desde las profundas innovaciones en las funciones y sus responsabilidades hasta el uso extensivo de software completamente nuevo.
Cómo era el área en el pasado
Si uno puede creer un estudio del IMA, alrededor de un tercio de todos los empleados del Departamento de Contabilidad y Contabilidad pasan gran parte de su tiempo tareas repetitivas de bajo valor empresarial. Para ser precisos, el 50- 75% del tiempo de trabajo se invierte en esto.
Además, el 55% de los encuestados también dijo que cree que es urgente realizar una automatización integral para poder seguir el ritmo de la creciente carga de trabajo a largo plazo. Estas cifras ilustran muy claramente que todavía hay mucho margen de mejora en términos de rendimiento y productividad en los departamentos de control del mundo.
Con la introducción integral de soluciones de tecnología y software específicamente adaptadas al área temática, la gama de tareas de los empleados está cambiando actualmente desde cero: mientras que hace sólo unos años, por ejemplo, el conocimiento integral de Excel era absolutamente esencial, hoy en día los empleados están en demanda que rápidamente se involucran en nuevos programas, muestran figuras clave en los tableros y pueden comunicarlos sin ningún problema.
El procesamiento y procesamiento de las enormes cantidades de datos disponibles en la actualidad gracias al avance de la digitalización es un campo cada vez más técnico. La idea de que los libros de una empresa podrían ser revisados y organizados manualmente parece cada vez más absurda: la automatización y la digitalización son la clave para mantenerse al día con los acontecimientos actuales.
Cómo cambian los roles en la contabilidad
Estos nuevos perfiles de requisitos son, como era de esperar, un cambio importante en el mercado laboral. La demanda de talentos correspondientes ya supera significativamente la oferta y también hace que los salarios aumenten notablemente: hasta un 25% más se prevén para los expertos que cambien su enfoque a los aspectos técnicos de la contabilidad. Dado que la automatización logra en última instancia el mismo trabajo de manera más eficiente y a un menor costo, esto no es sorprendente.
Sin embargo, aquellos que «llegan a estas innovaciones» pronto pueden enfrentar problemas importantes y descubrir que las habilidades que ahora están en demanda no se pueden aprender de la noche a la mañana. Un enfoque activo y una evaluación de las propias habilidades y personalidad puede ayudar a encontrar un lugar en esta nueva realidad.
Ahora, si nos fijamos en las funciones individuales del sector contable, descubrimos cambios muy diferentes en la orientación y la importancia. Lo único que se puede decir con absoluta certeza es que la digitalización de todas las posiciones y tareas se refiere.
El director financiero se está transformando de un ex «gurú financiero» puro a un verdadero gestor de cambios. Es el mayor partidario y partidario de los esfuerzos de automatización y lidera con el ejemplo en su propio campo.
Los contadores siempre han sabido que la toma de decisiones basada en datos conduce a mejores resultados. Las decisiones del vientre nunca han tenido realmente un lugar en el control. Con las increíbles ganancias de productividad que se han afianzado a través de la digitalización y su enfoque en la recopilación y el uso de datos, este enfoque puede justificarse fácilmente contra los mayores que dudan.
Por lo tanto, el nuevo director financiero puede, gracias a la tecnología, asumir cada vez más tareas estratégicas dentro de la empresa, en lugar de preocuparse por la contabilidad. Como patrocinador de la automatización y la analítica, se convierte en una parte indispensable de la estrategia de la empresa.
El controlador se convierte en un arquitecto de procesos de automatización. No hace falta decir que los procesos recurrentes no deben ser re-manejados cada vez, pero no siempre han sido factibles en el pasado.
Con las posibilidades cada vez mayores del software correspondiente, la automatización de procesos hace mucho tiempo se ha convertido en una ocurrencia diaria. Sin embargo, estas operaciones deben crearse, personalizarse, expandirse y revisarse inicialmente. Y esto es cada vez más tarea de control moderno.
Como experto multifuncional para las reglas de negocio y la automatización, es el primero en realizar un proceso manual y lento como una solución de software eficiente y potente. Con el uso del control en tiempo real y el asociado más rápido, más completo y, en última instancia, más fácil de entender los informes, es una parte indispensable del mundo financiero moderno.
Este informe sigue siendo un arte en sí mismo, pero ahora se está diseñando de manera diferente. Las consultas de base de datos ultrarrápidas le permiten mostrarlas en paneles, cuyos valores se pueden almacenar y calcular en tiempo real. La creación de estos informes requiere una mayor comprensión técnica de las bases de datos detrás de ellos, así como de las habilidades básicas de programación. Todo esto es necesario hoy en día, además de los conocimientos básicos de la administración de empresas.
El trabajo del contador también está cada vez más determinado por la automatización. Sin embargo, aquí se centra cada vez más en la mejora del registro de los valores de la empresa. Gracias a la transformación digital, las áreas antes insondables se vuelven cuantificables repentinamente: el aumento de la recopilación de datos y las redes lo hacen posible.
En lugar de acuerdos repetitivos y entrada de datos secos, ahora está surgiendo la posibilidad de aplicar un conocimiento integral que se ha acumulado en el trabajo diario con las figuras más importantes de la empresa.
Como «somos» cada vez más una persona de contacto y asesora estratégica en el campo de las finanzas y la contabilidad. La simplificación de los procesos contables basados en las posibilidades del entorno empresarial (es decir, dependiendo de la estructura de la empresa, techStack, etc.) es también una de las tareas futuras. Este nuevo papel ya está haciendo que la vida cotidiana de muchos contadores sea más variada e interesante.
La implementación de la visión del CFO recae en los ejecutivos y gerentes. Aunque esta posición puede parecer muy diferente dependiendo de la empresa, combina la implementación práctica de la estrategia digital. O, en ausencia de una (como lamentablemente sigue siendo el caso de muchas empresas), en el mejor uso posible de las nuevas posibilidades con las que la digitalización está inundando literalmente la zona.
En su posición gerencial, están predestinados a optimizar el software utilizado, impulsar la automatización e iniciar cambios importantes si es necesario. Como interfaz entre la visión estratégica y los requisitos cotidianos, son intermediarios y resuelven problemas, siempre que sea posible, a través de tecnologías digitales.
Cambios en la tecnología y el software
La digitalización como término genérico contiene numerosos enfoques, tendencias y mejores prácticas. Una tecnología que se menciona una y otra vez en este proceso, y por una buena razón, es el uso de lacomputación en la nube. Mover partes de la contabilidad a la nube parece contraintuitivo al principio, pero en realidad ofrece beneficios significativos.
Las diferencias con la contabilidad «in situ» anterior se enumeran rápidamente: en lugar de los equipos individuales dentro de la empresa, puede acceder a los datos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar del mundo, siempre que tenga la autorización adecuada. Por ejemplo, debido a que toda la información se puede encontrar en un servidor adecuado, el acceso se puede hacer desde la oficina en casa si es necesario para las pandemias.
Como un único punto de verdad, la nube consolida todos los datos entrantes en tiempo real, lo que permite un trabajo mucho más rápido y productivo. Los informes también se benefician enormemente de estas posibilidades: los paneles interactivos ahora se pueden usar para proporcionar al destinatario información más detallada. Por ejemplo, si el lector cambia el período de visualización, el informe se ajusta inmediatamente y refleja los parámetros modificados. Esto proporciona información y comprensión mucho más profundas que los informes estáticos y simples.
A menudo se plantean problemas de seguridad cuando se discute el uso de la computación en la nube en la contabilidad. De hecho, estas soluciones a menudo proporcionan más seguridad que los métodos anteriores, especialmente cuando los datos se almacenan en portátiles o informes se distribuyen a diferentes destinatarios. Un terminal se puede perder rápidamente en un viaje de negocios, y los documentos que contienen números sensibles pueden ser leídos por cualquier persona. Un destinatario incorrecto en un distribuidor de correo electrónico es suficiente.
Los sistemas en la nube están descentralizados y, por lo tanto, no pueden ser robados. El acceso es posible desde cualquier lugar, pero se requieren los datos de acceso correspondientes. Esto también se aplica a los informes: Mientras que el PDF con las cifras mensuales se puede reenviar a voluntad y, por lo tanto, posiblemente caer en las manos equivocadas, el panel mensual sólo se puede alcanzar con nombre de usuario y contraseña. Dado que los tiempos de acceso y las ubicaciones suelen incluirse también, la seguridad de los datos se mejora significativamente.
El uso de inteligencia artificial también promete beneficios significativos. La IA es especialmente adecuada cuando hay amplios conjuntos de datos de aprendizaje. ¿Y dónde puede encontrar datos mejor estructurados y documentados que en contabilidad?
Con la ayuda de esta información, por ejemplo, las redes neuronales se pueden utilizar para detectar discrepancias e incoherencias y para presentarlas a un empleado humano para su examen. Esta función consultiva no sólo aporta beneficios directos señalando incoherencias; también ofrece la oportunidad de seguir desarrollando, mejorando y preparándose un sistema inteligente para futuras tareas.
La Inteligencia Artificial puede asumir rápidamente tareas estándar y admitir aplicaciones más complejas. En el área de informes, ya no es necesario insertar manualmente todas las cifras y parámetros en un informe. El software compatible con IA ofrece diferentes plantillas que buscan los ratios respectivos de las bases de datos relevantes. Estas plantillas a menudo requieren una personalización mínima y hacen que el trabajo de los contadores y controladores sea mucho más fácil.
En el futuro, los departamentos financieros de todo el mundo se beneficiarán de la tecnología blockchain, que permite el almacenamiento cifrado y a prueba de falsificación de datos financieros. La disponibilidad general y la accesibilidad ultrarrápida, así como la verificación de la corrección de los datos por código hash permiten niveles de control completamente nuevos. Por lo tanto, la visita de auditoría se reduce a unos pocos clics del ratón.
Conclusión
La digitalización tiene un impacto importante en la contabilidad y la contabilidad. Esto se debe, entre otras cosas, a la estructura bastante conservadora y al ritmo de desarrollo de la disciplina, a menudo lento y orientado a la seguridad: con la transformación digital integral y autoacelerada, una ola formal de innovaciones está rompiendo el campo, cuyos primeros signos a menudo han sido ignorados.
Tanto los roles individuales como la tecnología utilizada cambiarán o se expandirán drásticamente. La buena noticia, sin embargo, es que generalmente es un valor añadido para los participantes: Las tareas y desafíos nuevos y estratégicos hacen que la vida cotidiana en los departamentos financieros sea más emocionante y variada, mientras que la automatización y la optimización de procesos minimizan las actividades no amadas.
Las demandas de los empleados a menudo aumentan considerablemente. En particular, el inicio rápido e imparcial en el nuevo software se convierte en una nueva competencia central. El conocimiento de la empresa, su tecnología y procesos constituye la base para dominar estas nuevas tareas con una mayor formación y una actitud abierta y curiosa.
