Una especificación en gestión de proyectos y calidad es un esquema amplio del proyecto planificado, elaborado por el cliente, que incluye la definición de un producto o servicio y la totalidad de los requisitos para el alcance de los servicios del contratista. El término «libro de carga», que también puede denominarse catálogo de requisitos, especificación del cliente o boceto del producto, es particularmente común en el diseño de medios y el desarrollo de software.
¿Quién crea una especificación y qué pertenece a ella?
Las especificaciones son elaboradas por el cliente en cooperación con un solo contratista o enviadas a varios contratistas potenciales como parte de una oferta. Sobre la base de este catálogo de requisitos, los contratistas potenciales elaboran una especificación en la que se describe en términos concretos cuáles y cómo se prestan los servicios deseados. El contratista puede elegir entre las propuestas el cliente más adecuado para su proyecto y emitir el order.u003cbru003eu003cbru003eLos requisitos en las especificaciones deben mantenerse más generales y no tienen que ser detallados o completos, sólo tienen que contener toda la información básica y los requisitos básicos que son importantes para el futuro contratista – u003ca href-u0022https://digital-magazin.de/en/en/please-booklet-in-internet-projectManagement/u0022u003e en contraste con las especificacionesu003c/au003e, que tiene que ser formulado de una manera mucho más concreta y precisa.u003cbru003eu003cbru003eTheaime es restringir al contratista potencial en su creatividad y competencia en el desarrollo de las soluciones para la realización del proyecto lo menos posible, pero sin embargo transmitirle con precisión y claridad todas las ideas, deseos y requisitos.u003cbru003eu003cbru003eLas especificaciones se formulan generalmente en el marco de un contrato de trabajo o un contrato de suministro de trabajo y son aceptadas formalmente por uno o más contratistas. , idealmente incluyendo la confirmación por escrito de la recepción. Sin embargo, la comunicación entre el cliente y el contratista por medio de una especificación no es legal ni vinculante.u003cbru003eA especificaciones deben quedar lo más claras posible, para evitar malentendidos o ambiguedades: descripciones concisas pero precisas, generalmente en forma de tabla, complementadas con gráficos o ilustraciones si es necesario para una mejor clarificación.u003cbru003cbru003even si las especificaciones son escritas por el cliente y sus patrones de pensamiento tienen prioridad, pueden surgir problemas comunicativos. si el cliente no tiene idea de cómo se podría lograr el objetivo de rendimiento deseado. Por lo tanto, es importante que las especificaciones estén escritas de tal manera que el contratista pueda leer los requisitos básicos de las formulaciones y pronunciarse sobre ellas de tal manera que el cliente se sienta entendido y considere que sus deseos deben cumplirse, incluso si el u0022Wieu0022 no cumple con sus expectativas. Por lo tanto, es necesario que el lenguaje cotidiano del laico se adapte al profesional, y viceversa. Por lo tanto, al crear una especificación, los enfoques formalizadores, como los lenguajes de modelado, se utilizan a menudo para facilitar una especificación a todas las partes interesadas. Preferiblemente, se eligen representaciones en forma de diagrama, que se lleva a cabo en una sintaxis predeterminada, que es descrita por un metamodelo con su propia gramática.u003cbru003eu003cbru003ootra posibilidad de minimizar malentendidos es el uso de ciertos proveedores de servicios, que se especializan en la creación de especificaciones. Especialmente en el caso de proyectos a gran escala con una mayor necesidad de coordinación entre el cliente y el contratista, el personal especializado se utiliza a menudo para preparar el catálogo de requisitos, que también es responsable de la preparación de las especificaciones.
Cómo configurar una especificación
La forma de una especificación siempre debe ser específica del producto y del rendimiento, pero sigue un «esquema F» aproximado, que debe contener los puntos más importantes y responder a las preguntas más importantes.
A continuación se muestra la estructura estructural de una especificación, que debe crearse de esta manera para la implementación de, por ejemplo, un nuevo portal web:
La situación inicial
¿Cómo surgió la idea del proyecto de crear un nuevo portal web?
¿Qué conocimiento relacionado con el proyecto puede tener el empleador?
¿Cuántas personas participan en la implementación del proyecto?
¿Cuáles son los problemas específicos con la implementación del proyecto?
¿Ya hemos intentado resolver los problemas? Si es así, ¿cómo y con qué ayuda?
¿Por qué es necesario actuar?
¿Hay varios proyectos de este tipo en los que se va a integrar el actual?
El objetivo
¿Qué se creó concretamente al final del proyecto?
¿Qué se considera exactamente un éxito en la implementación del proyecto?
¿Quién determina si la solución ha sido lograda por el contratista?
¿Cuál se considera el punto de referencia por el que se evalúa el rendimiento del contratista?
¿Qué está disponible para implementar la solución? ¿Qué plazos deben cumplirse?
El uso del producto
¿En qué condiciones marco se utiliza en última instancia el producto?
¿Quién servirá el producto? ¿Qué conocimiento del usuario se puede asumir?
Los requisitos funcionales
¿Qué funciones debe tener el producto? ¿Qué tiene que ser capaz de hacer el producto? ¿Cuáles son los requisitos de calidad para el proyecto terminado? ¿En qué medida deben tenerse en cuenta las aptitudes de los usuarios finales (en este caso, los usuarios del nuevo portal web)?
Los requisitos no funcionales
¿Está previsto ampliar el producto en algún momento?
¿Deberían ser posibles cambios en cualquier momento, si es así, en qué dirección? ¿Quieres poder hacer los cambios tú mismo? ¿Cuáles son los requisitos de usabilidad? ¿Con qué frecuencia se debe llevar a cabo el mantenimiento?
El alcance de la entrega
¿Qué se debe entregar exactamente, cuándo, en qué medida? ¿En qué forma debe entregarse el producto? ¿Hay otros proveedores, si es así, cuáles y qué entregan? ¿Las entregas parciales tienen que ser compatibles, si es así, cómo se llevan a cabo los acuerdos? ¿Qué se excluye explícitamente del alcance de la entrega?
Las fases de aplicación
¿En qué fases debe llevarse a la ejecución del proyecto? ¿Qué plazos deben cumplirse en detalle en el camino? ¿Cómo y en qué medida se celebran los acuerdos en el medio?
Cualquier punto abierto
¿Qué más hay que aclarar? ¿Quién se encarga de la aclaración y para cuándo tiene que tener lugar? ¿Cómo, cuándo y por quién se toman las decisiones? ¿Cuándo y por quién se realizarán cambios en las especificaciones?
Se elaborará una especificación lo antes posible, es decir, al menos en una etapa temprana del proyecto. Idealmente, incluso se hace antes de que se realice un pedido de proyecto. De vez en cuando, es necesario que las especificaciones se modifiquen o adapten a las circunstancias en el curso de la implementación del proyecto, a veces incluso varias veces, por ejemplo, cuando surgen hallazgos que aún no se conocían cuando se formularon las especificaciones.
La responsabilidad de la preparación de las especificaciones recae exclusivamente en el cliente. Si no es también el jefe del proyecto al mismo tiempo, tiene sentido consultar a este empleado o asignar la formulación de las especificaciones en su totalidad.
