Kanban – Una pequeña introducción a la gestión de proyectos con Kanban

¿Más organización y mejores resultados para su vida privada y para las grandes corporaciones? Probablemente piense que no hay muchas superposiciones en los métodos y herramientas recomendados para lograr este objetivo. ¡Pero los hay! Los métodos ágiles están actualmente en la boca de todos. Kanban es uno de ellos y es utilizado con éxito por modelos a seguir famosos como Microsoft y Toyota, pero también puede ayudar a las personas a tener éxito más en sus vidas privadas. Si desea obtener más información sobre este método, que permite un flujo de trabajo mejor y más productivo, hemos resumido las cosas más importantes para usted.

¿Qué es Kanban y cómo funciona?

Kanban es un método de gestión ágil de proyectos, al igual que Scrum, que es posible que ya conozcas. Kanban fue desarrollado por Toyota en Japón en 1947. En Toyota, Kanban se utilizaba para tener siempre el stock óptimo de materiales para la producción y para solicitar suministros sólo cuando el stock está casi agotado. Usted utiliza Kanban con éxito para implementar su estrategia Just in Time y habilitar la producción ajustada. El método de Toyota sirvió como modelo para muchas otras compañías de producción. La industria del software más tarde descubrió y desarrolló con éxito este método para permitir el desarrollo magro y un flujo de trabajo óptimo. Kanban se ha vuelto cada vez más popular recientemente y se está implementando con éxito en varias industrias y tamaños de empresa.

Aproximadamente traducido, la palabra kanban significa tanto como una tarjeta de señal, que este método describe bien. Los flujos de trabajo se vuelven más flexibles con Kanban porque no se consideran una sola tarea grande, sino que se dividen en muchas subtareas pequeñas que se pueden completar paso a paso. Kanban tiene como objetivo mejorar la calidad del resultado final evitando la multitarea y siempre proporcionando una visión general para todos.

En el tablero Kanban, los pasos de trabajo se muestran visualmente. La junta es visible para todos los empleados del equipo.

Una gran ventaja de Kanban es que se puede integrar fácilmente en los procesos existentes y por lo general no tiene que ser flujos de trabajo completamente nuevos. Cada tarea individual está escrita en una nueva tarjeta de color, que puede ser un Post It o algo así. La Junta debe ser comprensible para todos y estar ordenada.

La placa se divide en al menos tres columnas, la columna de trabajo pendiente, la columna de trabajo en curso,posiblemente la columna de prueba/revisión y, finalmente,

la columna Hecho. En el trabajo pendiente, se registran todas las tareas que aún están en espera y se completarán más adelante. En la columna Trabajo en curso, todas las tareas que están en curso en este momento se pegan. Esta columna también se puede dividir en columnas adicionales según sea necesario, si una tarea normalmente necesita pasar por varios pasos hasta que se haga realmente. La columna de pruebas o revisiones puede mantener las tareas completadas que solo están esperando el lanzamiento. Cuando una tarea se completa finalmente, se mueve a la columna Hecho. Por lo tanto, las tareas migran de columna a columna durante el transcurso del proyecto hasta que todas han pasado y han llegado a la columna Hecho.

Puede dejar clara la prioridad de las tareas individuales por Swimlanes. Por ejemplo, puede insertar un fastlane para las tareas que deben realizarse de forma urgente y rápida. Las tareas que requieren mucho tiempo se pueden insertar a continuación. Estas áreas se dividen simplemente por líneas horizontales. La prioridad de las tareas debe llevarse a cabo de forma conjunta.

Kanban no prohíbe los cambios en el transcurso del año, ni los requiere. Esto le permite personalizar el método de forma flexible y según sea necesario si usted o sus colegas notan una manera de mejorarlo en el transcurso del proceso.

¿Qué debo tener en cuenta al implementar Kanban?

Ya le hemos descrito el proceso de este método ProjectManagement. Aquí le damos algunos consejos más para la implementación en la práctica y le ayudamos a averiguar si Kanban tiene algún sentido para usted.

La placa Kanban se puede montar en una pared grande, pizarra o digitalmente. Si quieres usarlo digitalmente, asegúrate de que siga siendo fácil y siempre visible para todos los miembros del equipo. También hay varias aplicaciones para la gestión ágil de proyectos que le ayudarán con esto.

Las columnas deben, por supuesto, organizarse de acuerdo con el orden de los flujos de trabajo, es decir, la columna de trabajo pendiente debe estar en el extremo izquierdo de la placa kanban, luego las columnas para el paso de trabajo respectivo y luego la columna hecha en el extremo derecho.

La multitarea es un absoluto no ir en Kanban. En lugar de querer hacer todo al mismo tiempo y empantanarse, cada paso se completa para poder dedicar un día al siguiente.

Limitar las subtareas en cada columna es extremadamente importante como resultado. Si deja que el número de subtareas de cada columna se ejecute libremente, cada tarjeta de la columna Trabajo pronto estará en curso. Sin embargo, esto debe evitarse a toda costa, ya que Kanban quiere promover el enfoque en la finalización de las subtareas individuales. Por lo tanto, la limitación es absolutamente necesaria. Tan pronto como una subtarea sale de la columna y se mueve más a la derecha en el tablero kanban, el equipo puede iniciar una nueva tarjeta de tareas.

Intercambio entre colegas, comentarios constantes y respuesta abierta cuando hay sugerencias de mejora también son requisitos previos importantes para el éxito del método Kanban. No sólo el resultado final, sino también el flujo de trabajo que conduce allí debe mejorarse constantemente. Por lo tanto, es importante que se asegure de una cultura corporativa adecuada y que los empleados que presenten propuestas muestren la apreciación adecuada.

Kanban, por supuesto, también se puede utilizar junto con otros métodos ágiles y por lo tanto se puede combinar, por ejemplo, con scrum.

Como todo, Kanban tiene ventajas y desventajas. Debe tener en cuenta las ventajas, como la transparencia, la optimización continua, un flujo de trabajo continuo y una fácil implementación. Las desventajas también se pueden derivar del proceso del método. Si su trabajo no se puede dividir en sub-pasos individuales, más pequeños, el método tiene poco sentido. Usted y los miembros de su equipo también deben ser relativamente flexibles y ser capaces de participar en los sub-pasos. Debido a que la mitad del equipo espera hasta que las tarjetas de tareas hayan llegado a la columna de prueba/revisión y no puedan involucrarse de antemano, hay demasiada inactividad. Además, si no existe un órgano de gestión o control adecuado, es difícil seguir realmente los procedimientos necesarios, como la limitación y los horarios de las reuniones. Además de los miembros del equipo que trabajan en la tarea, generalmente se necesita un cuerpo de alto nivel e independiente.

Conclusión

Si a ti y a tu equipo les gusta empantanarse y, por lo general, tienen innumerables tareas en progreso al mismo tiempo, sin un progreso notable, definitivamente deberías probar el método Kanban. No requiere una gran preparación o reestructuración, pero se puede integrar en sus flujos de trabajo existentes para mejorarlo. No hay horarios o reglas fijas para la implementación de Kanban, por lo que es adecuado tanto para individuos como para grandes corporaciones. Al igual que con muchos métodos ágiles, la cultura corporativa debe ser lo más abierta posible para lograr los mejores resultados posibles. Por el contrario, la implementación de métodos modernos de gestión de proyectos también puede abrir la cultura corporativa. Si ha sopesado los pros y los contras de Kanban y ha decidido que este método le conviene bien, puede empezar a implementarlo rápida y fácilmente.

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