Un cahier des charges dans la gestion du projet et de la qualité est un concept de base du projet envisagé, élaboré par le pouvoir adjudicateur, qui comprend la définition d’un produit ou d’un service et l’ensemble des créances sur l’étendue des prestations du contractant. Le terme « cahier des charges », qui peut également être qualifié de catalogue d’exigences, de spécifications du client ou d’esquisse de produit, est surtout utilisé dans la conception multimédia et le développement de logiciels.
Qui établit un cahier des charges et qu’est-ce qu’il y a dedans ?
Le cahier des charges est soit établi par le client en collaboration avec un seul contractant, soit envoyé à plusieurs contractants potentiels dans le cadre d’un appel d’offres. Les contractants potentiels établissent à leur tour, sur la base de ce catalogue d’exigences, un cahier des charges décrivant concrètement quels sont les services demandés et comment ils sont fournis. Le contractant peut alors choisir parmi les propositions le donneur d’ordre le plus approprié pour son projet et émettre les ordres.u003cbru003eu003cbru003eLes exigences du cahier des charges doivent être plus générales et ne doivent pas être détaillées ni complètes: ils doivent seulement contenir toutes les informations de base et les exigences de base importantes pour le futur contractant – u003ca href=u0022https:/digital-magazin.de/ pflichtenheft-im-internet-projektManagement/u0022u003e par opposition au cahier des chargesu0003c/au0003e, qui doit être formulé de manière beaucoup plus concrète et plus précise.u003cbru003eu003cbru003eL’objectif d’un cahier des charges est, limiter autant que possible le contractant potentiel dans sa créativité et sa compétence dans l’élaboration des solutions proposées pour la réalisation du projet, tout en lui transmettant de manière précise et claire toutes les idées, les souhaits et les exigences.u003cbru0003cbru003eLe cahier des charges est le plus souvent formulé dans le cadre d’un contrat d’entreprise ou d’un contrat de fourniture d’usine et est formellement réceptionné par un ou plusieurs contractants. , idéalement, y compris la confirmation écrite de la réception. Toutefois, la communication entre le donneur d’ordre et le contractant à l’aide d’un cahier des charges n’est pas réglementée par la loi ou d’une manière ou d’une autre.u003cbru003eUn cahier des charges devrait être rendu aussi clair que possible, pour éviter des malentendus ou des ambiguïtés: des descriptions concises mais précises, le plus souvent sous forme de tableaux, complétées en cas de besoin par des graphiques ou des illustrations.u003cbru0003cbru0003eMême si le cahier des charges est écrit par le client et que les modèles de pensée sont prioritaires, des problèmes de communication peuvent survenir si le donneur d’ordre n’a aucune idée de la manière d’atteindre l’objectif de performance souhaité. Il est donc important que le cahier des charges soit rédigé de manière à ce que le contractant puisse lire les exigences de base dans les formulations et les gérer de manière à ce que le client se sente compris et considère que ses souhaits sont satisfaits, même si l’u0022Wieu0022 ne correspond pas à ses attentes. Il est donc nécessaire que la langue quotidienne du profane soit adaptée à celle du professionnel, et vice versa. C’est pourquoi on utilise souvent des approches formalisantes lors de l’élaboration d’un cahier des charges, telles que les langages de modélisation, qui facilitent les spécifications pour toutes les parties concernées. De préférence, les représentations sont choisies sous forme de diagramme, dans une syntaxe prédéfinie, décrite par un méta-modèle et sa propre grammaire.u003cbru0003cbru0003eUn autre moyen de minimiser les malentendus est l’utilisation de certains prestataires de services spécialisés dans l’élaboration de cahiers de charges. En particulier pour les grands projets avec un besoin accru de coordination entre le client et le contractant, on utilise volontiers du personnel spécialisé pour élaborer le catalogue des exigences, qui est également responsable de la rédaction du cahier des charges.
Un cahier des charges est ainsi mis en place
La forme d’un cahier des charges doit toujours être spécifique au produit et à la performance, mais elle suit un « schéma F » grossier qui doit contenir les points les plus importants et répondre aux questions les plus importantes.
Il s’ensuit la structure d’un cahier des charges qui doit être établi de cette manière pour la mise en œuvre d’un nouveau portail web, par exemple:
La situation de départ
Comment l’idée du projet de créer un nouveau portail web a-t-elle été lancée ?
De quelles connaissances l’employeur peut-il avoir en matière de projet?
Combien de personnes sont impliquées dans la mise en œuvre du projet?
Quels sont les problèmes concrets qui se posent dans la mise en œuvre du projet?
A-t-on déjà essayé de résoudre les problèmes ? Dans l’affirmative, comment et avec l’aide de qui ?
Pourquoi est-il nécessaire d’agir ?
Existe-t-il plusieurs projets de ce type dans lesquels l’actuel doit être intégré?
L’objectif
Concrètement, qu’est-ce qui s’est produit à la fin du projet ?
Qu’est-ce qui est considéré comme un succès dans la mise en œuvre du projet?
Qui décide si la solution a été trouvée par le contractant?
Quel est le critère d’évaluation de la performance du contractant?
Qu’est-ce qui est disponible pour réaliser la solution? Quelles sont les dates à respecter?
L’utilisation du produit
Dans quel cadre le produit sera-t-il finalement utilisé ?
Par qui le produit sera-t-il utilisé ? Quelles connaissances d’utilisateur peut-on se baser?
Les exigences fonctionnelles
Quelles fonctions le produit doit-il avoir ? Qu’est-ce que le produit doit pouvoir faire ? Quelles sont les exigences de qualité qui sont imposées au projet final? Dans quelle mesure faut-il tenir compte des compétences des consommateurs finaux (en l’occurrence, des utilisateurs du nouveau portail web) ?
Les exigences non fonctionnelles
Est-il prévu d’étendre le produit à un moment donné ?
Des changements doivent-ils être possibles à tout moment et, dans l’affirmative, dans quelle direction? Les modifications doivent-elles pouvoir être apportées par eux-mêmes? Quelles sont les exigences d’utilisation ? Combien de fois les entretiens doivent-ils avoir lieu ?
Le volume de livraison
Qu’est-ce qui doit être livré exactement quand, dans quelle mesure? Sous quelle forme le produit sera-t-il livré? Existe-t-il d’autres fournisseurs, dans l’affirmative, lesquels et que fournissent-ils? Les livraisons partielles doivent-elles être compatibles et, dans l’affirmative, comment les accords sont-ils conclus? Qu’est-ce qui est explicitement exclu du contenu de la livraison?
Les étapes de la mise en œuvre
Quelles sont les étapes de la mise en œuvre du projet? Quels sont les délais à respecter en détail pour y parvenir? Comment et dans quelle mesure les accords ont-ils lieu entre les deux?
Les éventuels points en suspens
Que reste-t-il à éclaircir ? Qui s’occupe de la clarification et jusqu’à quand celle-ci doit-elle être faite ? Comment, quand et par qui les décisions sont-elles prises ? Quand et par qui des modifications sont-elles apportées au cahier des charges?
Un cahier des charges est établi au plus tôt, c’est-à-dire en tout cas à un stade précoce du projet. Dans l’idéal, on le fait même avant le contrat de projet. De temps en temps, il est nécessaire que le cahier des charges soit modifié ou adapté aux circonstances au cours de la réalisation du projet, parfois même à plusieurs reprises, par exemple lorsque des connaissances qui n’étaient pas encore connues lorsque le cahier des charges a été formulé.
La responsabilité de l’établissement du cahier des charges incombe au seul donneur d’ordre. Si celui-ci n’est pas en même temps le chef du projet, il est judicieux de consulter ce collaborateur ou de lui transmettre l’intégralité de la formulation du cahier des charges.
