Plus d’organisation et de meilleurs résultats pour votre vie privée et pour les grandes entreprises? Vous pensez probablement qu’il n’y a pas beaucoup de chevauchements dans les méthodes et les outils recommandés pour atteindre cet objectif. Mais il y en a ! Les méthodes agiles sont actuellement sur la bouche de tout le monde. Kanban est l’un d’entre eux et est utilisé avec succès par des modèles célèbres tels que Microsoft et Toyota, mais peut également aider les individus à réussir plus dans leur vie privée. Si vous voulez en savoir plus sur cette méthode, qui permet un flux de travail meilleur et plus productif, nous avons résumé les choses les plus importantes pour vous.
Qu’est-ce que Kanban et comment cela fonctionne-t-il?
Kanban est une méthode de gestion de projet agile, tout comme Scrum, que vous connaissez peut-être déjà. Kanban a été développé par Toyota au Japon en 1947. Chez Toyota, Kanban a toujours eu l’habitude d’avoir le stock optimal de matériaux pour la production et de demander des fournitures seulement lorsque le stock est presque épuisé. Vous utilisez Kanban avec succès pour implémenter votre stratégie Juste à temps et activer la production allégée. La méthode de Toyota a servi de modèle pour de nombreuses autres sociétés de production. L’industrie du logiciel a ensuite découvert et développé avec succès cette méthode pour elle-même pour permettre le développement maigre et le flux de travail optimal. Kanban est devenu de plus en plus populaire récemment et est mis en œuvre avec succès dans diverses industries et tailles d’entreprise.
Traduit en gros, le mot kanban signifie autant qu’une carte de signal, que cette méthode décrit bien. Les flux de travail deviennent plus flexibles avec Kanban parce qu’ils ne sont pas considérés comme une seule grande tâche, mais sont divisés en de nombreux petits sous-tâches qui peuvent être complétés étape par étape. Kanban vise à améliorer la qualité du résultat final en évitant le multitâche et en fournissant toujours une vue d’ensemble pour tout le monde.
Sur le tableau kanban, les étapes de travail sont affichées visuellement. Le conseil est visible par tous les employés de l’équipe.
Un grand avantage de Kanban est qu’il peut être facilement intégré dans les processus existants et n’a généralement pas à être complètement nouveaux flux de travail. Chaque tâche individuelle est écrite sur une nouvelle carte colorée, qui peut être un Post It ou quelque chose comme ça. La Commission doit être compréhensible pour tous et garder l’ordre.
Le tableau est divisé en au moins trois colonnes, la colonne de l’arriéré, la colonne De travail dans Progress,éventuellement la colonne test/révision,
et enfin la colonne Done. Dans l’arriéré, toutes les tâches qui sont toujours en attente et qui seront terminées ultérieurement sont enregistrées. Dans la colonne Work in Progress, toutes les tâches en cours sont collées. Cette colonne peut également être divisée en colonnes supplémentaires au besoin, si une tâche doit généralement passer par plusieurs étapes pour vous jusqu’à ce qu’il soit effectivement fait. La colonne de test ou d’avis peut conserver les tâches terminées qui attendent juste d’être libérées. Lorsqu’une tâche est finalement terminée, elle passe à la colonne Done. Ainsi, les tâches migrent d’une colonne à l’autre au cours du projet jusqu’à ce qu’elles soient toutes passées et arrivées dans la colonne Done.
Vous pouvez clarifier la priorité des tâches individuelles par Swimlanes. Par exemple, vous pouvez insérer une voie rapide pour les tâches qui doivent être effectuées de toute urgence et rapidement. Les tâches qui nécessitent beaucoup de temps peuvent être insérées ci-dessous. Ces zones sont simplement divisées par des lignes horizontales. La priorité des tâches devrait être mieux exécutée conjointement.
Kanban n’interdit pas les changements au cours de l’année, ni les exige. Cela vous permet de personnaliser la méthode avec souplesse et au besoin si vous ou vos collègues remarquez un moyen de l’améliorer au cours du processus.
Que dois-je considérer lors de la mise en œuvre de Kanban?
Nous vous avons déjà décrit le processus de cette méthode ProjectManagement. Ici, nous vous donnons quelques conseils supplémentaires pour la mise en œuvre dans la pratique et vous aider à savoir si Kanban a un sens pour vous.
Le panneau Kanban peut être monté sur un grand mur, un tableau blanc ou numériquement. Si vous voulez l’utiliser numériquement, assurez-vous qu’il est toujours facile et toujours visible pour tous les membres de l’équipe. Il existe également diverses applications pour la gestion de projet agile qui vous aidera avec cela.
Les colonnes doivent bien sûr être disposées selon l’ordre des flux de travail, c’est-à-dire que la colonne de carnet de commandes doit être à l’extrême gauche du panneau kanban, puis les colonnes pour l’étape de travail respective, puis la colonne fait à l’extrême droite.
Le multitâche est un non absolu à Kanban. Au lieu de vouloir tout faire en même temps et de s’enliser, chaque étape est terminée afin de pouvoir consacrer un jour à l’autre.
Il est donc extrêmement important de limiter les sous-tâches dans chaque colonne. Si vous laissez le nombre de sous-tâches dans chaque colonne s’exécuter gratuitement, chaque carte de la colonne Travail sera bientôt en cours. Cependant, cela doit être évité à tout prix, car Kanban veut promouvoir l’accent sur l’achèvement des sous-tâches individuelles. Par conséquent, la limitation est absolument nécessaire. Dès qu’un sous-task quitte la colonne et se déplace plus à droite sur le conseil Kanban, l’équipe peut démarrer une nouvelle carte de tâche.
L’échange entre collègues, la rétroaction constante et la réponse ouverte lorsqu’il y a des suggestions d’amélioration sont également des conditions préalables importantes au succès de la méthode Kanban. Non seulement le résultat final, mais aussi le flux de travail en tête il devrait être constamment améliorée. Il est donc important que vous assuriez une culture d’entreprise appropriée et que les employés qui soumettent des propositions montrent l’appréciation appropriée.
Kanban peut bien sûr également être utilisé avec d’autres méthodes agiles et ainsi être combiné par exemple avec la mêlée.
Comme tout, Kanban a à la fois des avantages et des inconvénients. Vous devez être conscient des avantages, tels que la transparence, l’optimisation continue, un flux de travail continu et une implémentation facile. Les inconvénients peuvent également être dérivés du processus de la méthode. Si votre travail ne peut pas être divisé en sous-étapes individuelles et plus petites, la méthode n’a guère de sens. Vous et les membres de votre équipe devez également être relativement flexibles et être en mesure de participer aux sous-étapes. Étant donné que la moitié de l’équipe attend que les cartes de tâches soient arrivées dans la colonne test/examen et qu’elles ne puissent pas s’impliquer à l’avance, il y a trop d’oisiveté. De plus, s’il n’y a pas d’organisme de gestion ou de contrôle approprié, il est difficile de suivre les procédures nécessaires, telles que la limitation et les calendriers de réunion. En plus des membres de l’équipe qui travaillent sur la tâche, un organisme de niveau supérieur et indépendant est généralement nécessaire.
Conclusion
Si vous et votre équipe aimez vous enliser et avez généralement d’innombrables tâches en cours en même temps, sans progrès notable, vous devriez certainement essayer la méthode Kanban. Il ne nécessite pas une grande préparation ou une restructuration, mais peut être intégré dans vos flux de travail existants pour l’améliorer. Il n’y a pas d’horaires fixes ou de règles pour la mise en œuvre de Kanban, il convient donc à la fois pour les particuliers et les grandes entreprises. Comme pour de nombreuses méthodes agiles, la culture d’entreprise doit être aussi ouverte que possible afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles. Inversement, la mise en œuvre de méthodes modernes de gestion de projet peut également ouvrir la culture d’entreprise. Si vous avez pesé les avantages et les inconvénients de Kanban et décidé que cette méthode vous convient bien, vous pouvez commencer à la mettre en œuvre rapidement et facilement.
