Kurz erklärt – Agiles Projektmanagement mit Scrum

Obwohl Scrum leicht zu verstehen ist, bereitet die Umsetzung meist Mühe, dieser Artikel soll eine erste Hilfestellung bieten.

Die Definition

Scrum ist ein Framework. Es ermöglicht kleineren Entwicklerteams komplexe Probleme bei der Umsetzung eines Projektes möglichst effizient und kreativ zu lösen. Das Framework besteht aus verschiedenen Rollen, einem klaren Ablauf und diversen Artefakten.

Der Nutzen

Auch wenn Scrum ursprünglich in den 1990ern zur Entwicklung von software konzipiert wurde, wird es mittlerweile zum ProjektManagement in unterschiedlichsten Kontexten genutzt. So findet es etwa Verwendung in Schulen und Regierungen, aber auch in Social Media Agenturen oder Anwaltskanzleien. Kurz gesagt: Scrum eignet sich für die Anwendung bei fast jeder Art von Problemstellung.

Die Theorie

Das Scrum Framework fußt auf drei Säulen. Allesamt sind sie der empirischen Prozesssteuerung entnommen.

• Transparenz: Jeder, der am Projekt beteiligt ist, muss verstehen, warum welche Entscheidungen getroffen und wie diese umgesetzt wurden.
• Kontrolle: In regelmäßigen Abständen, aber trotzdem nicht zu oft, sollte überprüft werden, ob die vorgegebenen Ziele erreicht wurden.
• Anpassung: Es muss immer die Möglichkeit offengehalten werden, das Projekt jederzeit in gewissen Eigenschaften anzupassen.

Die Rollen

Das Scrum Framework setzt auf eine klare Rollenverteilung:

• Product Owner: Der Auftraggeber. Es handelt sich um eine Einzelperson und kein Komitee. Der Product Owner entscheidet über die Eigenschaften und den Nutzen des Projektes. Außerdem legt er fest, in welchem Zeitraum welche Ziele erreicht werden sollen.
• Entwicklerteam: Oft als Kern des Scrum Frameworks bezeichnet. Das Team beinhaltet drei bis neun Mitglieder, die in der Lage sind, das Projekt umzusetzen, ohne dabei größere Hilfe von Außen beizuziehen. Sie entscheiden darüber, wie die Funktionalitäten eines Produktes umgesetzt werden. Einzelne Teammitglieder erledigen Aufgaben aus verschiedenen Themenfeldern.
• Scrum Master: Ebenfalls eine Einzelperson. Sie überwacht den Arbeitsprozess und hilft dem Entwicklerteam, ohne selbst Teil davon zu sein, bei der Umsetzung des Projektes. Außerdem übernimmt sie, falls nötig, die Vermittlung zwischen dem Product Owner und dem Entwicklerteam.
• Stakeholder: Die Kunden oder Anwender, auf die das Projekt abzielt. Und das management, das die Ressourcen für den Scrum Prozess zur Verfügung stellt.

Die Werte

Bevor sich ein Entwicklerteam an ein Projekt setzt, sollte sichergestellt sein, dass alle Teammitglieder sich an den folgenden fünf Werten orientieren:

• Mut: Jedes Teammitglied hat den Mut sich schwierigen Problemen auszusetzen und nach den entsprechenden Lösungen zu suchen.
• Fokus: Jedes Teammitglied konzentriert sich auf die Ziele, die vom Product Owner vorgegeben wurden.
• Engagement: Jedes Teammitglied setzt all seine Ressourcen ein, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen.
• Respekt: Unter den Teammitgliedern herrscht ein respektvoller Umgang.
• Offenheit: Der gesamte Arbeitsprozess verläuft transparent. Die Stakeholder erhalten während der Entstehung des Projektes Einblick in die meisten Entscheidungen und Abläufe.

Diese Wertekultur trägt entscheidend zum Erfolg eines Projektes innerhalb des Scrum Frameworks bei.

Der Ablauf

Ein Scrum Prozess setzt sich aus mehreren Sprints zusammen. Ein Sprint dauert jeweils ein bis maximal vier Wochen. Er besteht aus folgenden vier Phasen:

1. Phase: Sprint Planning.

Innerhalb eines Zeitrahmens von acht Stunden planen der Product Owner, das Entwicklerteam und der Scrum Master den anstehenden Sprint.

In einem ersten Schritt wird analysiert welche Aufgaben des Gesamtprojektes umgesetzt werden sollen. Dabei spielt die Einschätzung des Entwicklerteams eine entscheidende Rolle. Sie müssen schlussendlich entscheiden, ob der vorgegebene Zeitrahmen zur Umsetzung genügt.

In einem zweiten Schritt legt das Entwicklerteam fest, wie die Aufgaben umgesetzt werden sollen. Dafür zerlegt es die Aufgaben in einzelne Arbeitsschritte, die es dann auf die Arbeitstage verteilt.

2. Phase: Daily Scrum

Vor jedem Arbeitstag trifft sich das Entwicklerteam zu einer 15-minütigen Session. Der Scrum Master stellt sicher, dass keine außenstehenden Personen das Meeting stören. Ziel ist es den vergangenen Tag zu reflektieren und den kommenden zu planen. Nach diesem Meeting im ganzen Team treffen sich oft einzelne Teammitglieder zur detaillierteren Besprechung.

3. Phase: Sprint Review

In dieser Phase legt der Product Owner fest, welche Ziele aus dem Sprint Planning erreicht wurden und welche nicht. Das Entwicklerteam erklärt, warum dies der Fall ist, das heißt zum Beispiel, welche Probleme aufgetaucht sind, die das Erreichen des Ziels verhindert haben.

4. Phase: Sprint Retrospektive:

Der Scrum Master und das Entwicklerteam treffen sich am Ende jedes Sprints. Sie diskutieren, ob ihre Arbeitsprozesse effizient waren und wie sie diese in den kommenden Sprints noch effizienter gestalten können. Nach der Sprint Retrospektive startet direkt das Planning für den nächsten Sprint.

Der Sprint endet zur vom Product Master vorgegebenen Zeit und kann nicht verlängert werden. Nur wenn der Product Master den Sprint abbricht oder das Entwicklerteam sich aus dem Projekt zurückzieht, muss er nicht zu Ende gebracht werden.

Die Artefakte

Das Scrum Framework bietet einige interessante Hilfsmittel, um Projekte möglichst effizient und transparent umzusetzen. Nach den Scrum Guidelines werden sie Artefakte genannt.

Product Backlog

Im Product Backlog listet der Product Owner die einzelnen Aufgaben, die während eines Projekts anstehen, in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit auf. Dabei formuliert er möglichst klar und versucht die Einträge so zu optimieren, dass die Ziele des Projektes möglichst reibungslos erreicht werden können.

Es werden ständig Aufgaben dem Backlog hinzugefügt oder aus ihm entfernt. Auch die Reihenfolge kann vom Product Owner jederzeit verändert werden. Wobei jedoch wichtig ist, dass Aufgaben, die weiter oben im Backlog stehen möglichst detailliert beschrieben und ausgearbeitet sind.

Das Entwicklerteam nimmt zu jeder Aufgabe eine Einschätzung vor, wie lange es dauern wird, sie zu erledigen. Trotzdem ist es dem Product Owner nicht untersagt, selbst Aufträge aus dem Backlog zu entnehmen und diese zu erledigen.

Sprint Backlog

In Absprache mit dem Product Owner stellt das Entwicklerteam einen Backlog für den kommenden Sprint zusammen. Priorisierte Aufgaben aus dem Product Backlog wandern in den Sprint Backlog und sollen innerhalb des nächsten Sprints erledigt werden. Anhand der verbleibenden Aufgaben im Sprint Backlog kann das Entwicklerteam abschätzen, wie wahrscheinlich es ist, die Ziele des aktuellen Sprints zu erreichen.

Definition of Done

Jede Aufgabe innerhalb der Backlogs besitzt eine sogenannte Definition of Done. Dieser Begriff bezeichnet die unter dem Product Owner und dem Entwicklerteam abgesprochenen Vorgaben, die erreicht werden müssen, damit eine Aufgabe als erledigt gilt.

Fazit

Scrum bietet eine ausgezeichnete Grundlage, um Projekte innerhalb kleiner Entwicklerteams in enger Zusammenarbeit mit dem Auftragsgeber (Product Owner) zu realisieren. Das Framework besitzt klare Strukturen, die eine möglichst kreative aber trotzdem effiziente Umsetzung eines Projektes ermöglichen.