Kurz erklärt – Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation führt oft zu Verwirrungen, da zur Ausführung von Aktionen kein sichtbarer Roboter vorhanden ist. Es handelt sich hingegen um eine Software, die Aufgaben, die zuvor vom Menschen durchgeführt wurden, übernimmt. Sie ist also nicht mit physischen Robotern, wie man es aus der Produktion kennt, zu verwechseln. Trotzdem bietet Robotic Process Automation viele Ansatzpunkte für Unternehmen, um Aufgaben zu automatisieren, Kosten einzusparen und effizienter zu werden. Hier zeigen wir Ihnen was Robotic Process Automation ist, was Sie vor der Implementierung beachten sollten, wo häufige Einsatzgebiete sind und ob es sich nur um einen kurzfristigen Trend handelt.

Robotic Process Automation wird auch oft mit RPA abgekürzt oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung genannt. Sie wird definiert als automatisierte Bearbeitung von strukturierten Prozessen im Unternehmen durch digitale Software-Bots. Die RPA stammt aus den 2000ern und ging einher mit der Evolution von drei dafür erforderlichen Schlüsseltechnologien. Screen Scraping, Workflow-Automatisierung und künstliche Intelligenz bilden die Basis für die Entwicklung der RPA-Technologie. Inspiriert wurde die Technologie außerdem von den zu der Zeit bereits bekannten Robotern aus der Industrie, die Aufgaben in der Fertigung selbstständig und vollständig und nicht nur halbautomatisiert durchführen können.

Durch die Künstliche Intelligenz und Machine-Learning können Routineaufgaben, die bisher nur von Menschen erledigt werden konnten, nun automatisiert werden. Auch sehr große Datenmengen können durch RPA verwaltet werden. Die Softwarebots oder -roboter imitieren die Arbeit eines menschlichen Angestellten und können sich selbstständig in Anwendungen ein- und ausloggen, Daten eingeben und verarbeiten, Aufgaben berechnen und Transaktionen tätigen. Die RPA-Software ist der IT-Infrastruktur eines Unternehmen übergelagert und kann deswegen implementiert werden, ohne eine Veränderung in den bestehenden Systemen vornehmen zu müssen. Das ist schnell und effizient. Die Software kann nahezu jeden Prozess übernehmen und bietet so zahlreiche und kreative Einsatzmöglichkeiten.

Robotic Process Automation bietet Unternehmen viele Vorteile und ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung. Der Kundenservice kann unter Anderem verbessert und beschleunigt werden, Prozesse werden effizienter, Kosten für manuelle und repetitive Aufgaben werden eingespart und die allgemeine Produktivität kann gesteigert werden. Auch die Qualität bleibt gleichmäßig hoch und ist keinen tagesabhängigen Schwankungen oder menschlichem Versagen ausgesetzt und die Kontrolle und Einhaltung von Standards kann automatisiert und damit gesteigert werden. Alle Arbeitsschritte können durch die Software genauestens zurückverfolgt werden, sollte es doch einmal ein Problem geben, und rund um die Uhr durchgeführt werden, da keine Arbeitszeiten beachtet werden müssen. RPA-Software ist relativ schnell implementiert und bietet daher eine Ersparnis von Ressourcen gegenüber anderen Strategien zur Automatisierung.

Ein weiterer Vorteil von RPA gegenüber anderen Automatisierungslösungen der IT ist das geschickte Reagieren auf Ausnahmen und veränderte Umstände. Während IT-Lösungen damit meist nicht umgehen können, ist die Robotic Process Automation auf solche Fälle trainiert. Der Algorithmus lernt ständig mit und dadurch wird es möglich auch auf neue Situationen richtig zu reagieren. Auch mit anderen Systemen kann kommuniziert werden, ohne dass ein Mitarbeiter dazwischengeschaltet werden muss. Ausnahmen werden also nicht einfach nur gekennzeichnet und zur weiteren Bearbeitung einem Mitarbeiter zugewiesen, sondern die RPA-Technologie sucht selbstständig nach den fehlenden Informationen, auch systemübergreifend.

Am häufigsten wird die RPA-Software für manuelle, zeitraubende und sich wiederholende Arbeiten eingesetzt. Das kann zum Beispiel im Büro oder in der Produktion der Fall sein.

Zum Funktionieren der Robotic Process Automation müssen allerdings strikte Regeln für die Tätigkeit vorliegen. Ist das noch nicht der Fall, sollten Prozesse zunächst als Routineprozesse definiert werden und die genauen Schritte festgelegt werden. Das muss nicht zentralisiert für das ganze Unternehmen geschehen, sondern bietet den einzelnen Abteilungen individuelle Möglichkeiten, ihre Prozesse effizienter durchzuführen. Durch die Individualität muss die Flexibilität nicht leiden und kann trotz fixer Routineprozesse erhalten bleiben. Auch das Ziel durch die Integration von RPA-Technologie sollte festgehalten werden, bevor es in die konkrete Umsetzung geht.

Typische Einsatzbereiche von Robotic Process Automation sind der Kundenservice, in der Buchhaltung, im Gesundheitswesen, in Personalabteilungen oder für Finanzdienstleistungen und Supply-Chain-Management.

Im Kundendienst automatisiert die Technologie die Aufgaben des Call Centers. So können zum Beispiel Dokumente automatisch hochgeladen werden, Email Signaturen kontrolliert werden und vom Kunden eingereichte Informationen automatisch auf Vollständigkeit und wie damit weiter vorgegangen werden soll, überprüft werden.

In der Buchhaltung kann Robotic Process Automation das allgemeine und operative Rechnungswesen, Budgetierung und Transaktionsberichte übernehmen.

Im Gesundheitswesen können Patientenakten, Reporte und Abrechnungen durch RPA verwaltet werden.

Auch für Personalabteilungen ist die Technologie eine effiziente Lösung und kann zeitintensive Aufgaben, wie Zeiterfassung und die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen übernehmen.
Im Bereich der Finanzdienstleistung werden beispielsweise Kontoeröffnungen und -schließungen durch die Robotic Process Automation durchgeführt.

Ein weiteres wichtiges Einsatzgebiet ist das Supply-Chain-Management. Hier können Lagerbestände überwacht werden, Sendungen verfolgt werden und Zahlungen und Aufträge automatisiert abgewickelt werden. Es gibt also bereits jetzt zahlreiche effektive Einsatzgebiete für Robotic Process Automation und in Zukunft werden mit einer Weiterentwicklung der Technologie wahrscheinlich noch viele weitere dazu kommen.