Bei einem Lastenheft im Projekt- und QualitätsManagement handelt es sich um ein vom Auftraggeber erstelltes, grob umrissenes Grundkonzept des geplanten Projektes, das die Definition eines Produktes oder einer Dienstleistung und die Gesamtheit der Forderungen an den Leistungsumfang des Auftragnehmers umfasst. Der Begriff „Lastenheft“, das auch als Anforderungskatalog, Kundenspezifikation oder Produktskizze bezeichnet werden kann, ist vor allem im Media Design und in der Softwareentwicklung gebräuchlich.
Wer erstellt ein Lastenheft und was gehört rein?
Das Lastenheft wird vom Kunden entweder in Zusammenarbeit mit nur einem Auftragnehmer erstellt oder aber im Rahmen einer Ausschreibung an mehrere potenzielle Auftragnehmer versendet. Die möglichen Auftragnehmer erstellen auf der Grundlage dieses Anforderungskatalogs ihrerseits ein Pflichtenheft, in dem konkret beschrieben ist, welche und wie die gewünschten Leistungen erbracht werden. Der Auftragnehmer kann dann aus den Vorschlägen den für sein Projekt am geeignetsten Auftraggeber aussuchen und die Order erteilen.u003cbru003eu003cbru003eDie Anforderungen im Lastenheft sollen eher allgemein gehalten werden und müssen weder detailliert noch vollständig sein, sie müssen lediglich alle für den zukünftigen Auftragnehmer wichtigen Basisinformationen und Grundanforderungen enthalten – u003ca href=u0022https://digital-magazin.de/pflichtenheft-im-internet-projektManagement/u0022u003eim Gegensatz zum Pflichtenheftu003c/au003e, das wesentlich konkreter und präziser ausformuliert zu sein hat.u003cbru003eu003cbru003eZiel eines Lastenheftes ist es, den potenziellen Auftragnehmer in seiner Kreativität und Kompetenz bei der Erarbeitung der Lösungsvorschläge zur Realisierung des Projekts möglichst wenig einzuschränken, ihm aber dennoch präzise und anschaulich alle Vorstellungen, Wünsche und Anforderungen zu vermitteln.u003cbru003eu003cbru003eDas Lastenheft wird meist im Rahmen eines Werkvertrags oder eines Werkliefervertrags formuliert und formell von einem oder mehreren Auftragnehmern abgenommen, im Idealfall inklusive schriftlicher Bestätigung des Erhalts. Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer mithilfe eines Lastenheftes ist jedoch weder gesetzlich noch sonst irgendwie verbindlich geregelt.u003cbru003eEin Lastenheft solle möglichst übersichtlich gestaltet werden, um Missverständnissen oder Unklarheiten vorzubeugen: knappe aber präzise Beschreibungen, meist in Tabellenform, im Bedarfsfall zur besseren Verdeutlichung mit Grafiken oder Illustrationen ergänzt.u003cbru003eu003cbru003eAuch wenn das Lastenheft vom Kunden geschrieben wird und dessen Denkmuster Vorrang haben, kann es zu kommunikativen Problemen kommen, wenn der Auftraggeber keine Ahnung davon hat, wie das gewünschte Leistungsziel erreicht werden könnte. Es ist daher wichtig, dass das Lastenheft so verfasst wird, dass der Auftragnehmer aus den Formulierungen die Basisanforderungen herauslesen und darauf so regieren kann, dass der Kunde sich verstanden fühlt und seine Wünsche als erfüllt betrachtet – auch dann, wenn das u0022Wieu0022 nicht seinen Vorstellungen entspricht. Es ist daher erforderlich, dass die alltägliche Sprache des Laien auf die fachliche des Profis, und umgekehrt, abgestimmt ist. Man verwendet bei der Erstellung eines Lastenheftes daher oft formalisierende Ansätze wie beispielsweise Modellierungssprachen, mithilfe derer eine Spezifikation für alle Beteiligten einfacher ist. Vorzugsweise werden dafür Darstellungen in Diagrammform gewählt, die in einer vorher festgelegten Syntax erfolgt, die über ein Metamodell samt eigener Grammatik beschrieben wird.u003cbru003eu003cbru003eEine weitere Möglichkeit der Minimierung von Missverständnissen ist der Einsatz bestimmter Dienstleister, die auf die Erstellung von Lastenheften spezialisiert sind. Vor allem bei Großprojekten mit erhöhtem Abstimmungsbedarf zwischen Kunde und Auftragnehmer greift man gerne auf Fachpersonal zur Erarbeitung des Anforderungskatalogs zurück, welches zugleich danach auch für das Verfassen des Pflichtenhefts zuständig ist.
So wird ein Lastenheft aufgebaut
Die Form eines Lastenheftes ist stets produkt- und leistungsspezifisch zu gestalten, dennoch folgt es einem groben „Schema F“, das die wesentlichsten Punkte beinhalten und die wichtigsten Fragen beantworten sollte.
Folgend der strukturelle Aufbau eines Lastenhefts, das in dieser Art für die Umsetzung beispielsweise eines neuen Webportals zu erstellen ist:
Die Ausgangssituation
Wie ist es zu der Projektidee, ein neues Webportal ins Leben zu rufen, gekommen?
Welche projektbezogenen Kenntnisse kann der Arbeitgeber vorweisen?
Wie viele Personen sind in die Umsetzung des Projekts involviert?
Welche Probleme treten bei der Umsetzung des Projekts konkret auf?
Hat man bereits versucht, die Probleme zu lösen? Wenn ja: wie und mit wessen Hilfe?
Warum besteht nun Handlungsbedarf?
Gibt es mehrere Projekte dieser Art, in welche das aktuelle eingebunden werden soll?
Die Zielsetzung
Was konkret soll am Ende des Projektes entstanden sein?
Was genau wird als Erfolg bei der Umsetzung des Projekts gewertet?
Wer bestimmt, ob die Lösung durch den Auftragnehmer gelungen ist?
Was gilt als Maßstab, mit dem die Leistung des Auftragnehmers bewertet wird?
Was steht zur Verfügung, um die Lösung realisieren zu können? Welche Termine sollen eingehalten werden?
Der Produkteinsatz
Innerhalb welcher Rahmenbedingungen wird das Produkt letztendlich eingesetzt?
Von wem wird das Produkt bedient werden? Von welchen Nutzer-Kenntnissen darf ausgegangen werden?
Die funktionalen Anforderungen
Welche Funktionen soll das Produkt vorweisen können? Was muss das Produkt leisten können? Welche Qualitätsanforderungen werden an das fertige Projekt gestellt? In welchem Ausmaß soll auf die Fähigkeiten der Endkonsumenten (in diesem Fall auf die Nutzer des neuen Webportals) Rücksicht genommen werden?
Die nichtfunktionalen Anforderungen
Ist es geplant, das Produkt irgendwann zu erweitern?
Sollen Änderungen jederzeit möglich sein, wenn ja, in welcher Richtung? Sollen die Änderungen selbst vorgenommen werden können? Welche Anforderungen gibt es an die Bedienbarkeit? Wie oft sollen Wartungen erfolgen?
Der Lieferumfang
Was genau soll wann, in welchem Umfang geliefert werden? In welcher Form soll das Produkt geliefert werden? Gibt es noch andere Zulieferer, wenn ja, welche und was liefern diese? Müssen die Teillieferungen kompatibel sein, wenn ja, wie erfolgen die Absprachen? Was ist vom Lieferumfang explizit ausgenommen?
Die Phasen der Umsetzung
Welche Phasen soll die Umsetzung des Projekts durchlaufen? Welche Termine sind auf dem Weg dorthin im Detail einzuhalten? Wie und in welchem Umfang erfolgen die Absprachen zwischendurch?
Eventuelle offene Punkte
Was bedarf noch der Klärung? Wer kümmert sich um die Klärung und bis wann hat diese zu erfolgen? Wie, wann und von wem werden die Entscheidungen getroffen? Wann und von wem werden Änderungen im Lastenheft durchgeführt?
Ein Lastenheft wird zum ehest möglichen Zeitpunkt erstellt, also jedenfalls in einer frühen Phase des Projekts. Im Idealfall fertigt man es sogar noch vor Projektauftrag an. Hin und wieder ist es erforderlich, dass das Lastenheft im Laufe der Verwirklichung des Projekts verändert oder den Umständen angepasst wird, manchmal sogar mehrfach, beispielsweise wenn Erkenntnisse auftreten, die noch nicht bekannt waren, als das Lastenheft formuliert wurde.
Die Verantwortung für die Erstellung des Lastenheftes liegt alleine beim Auftraggeber. Sollte dieser nicht auch gleichzeitig der Leiter des Projektes sein, ist es sinnvoll, diesen Mitarbeiter zurate zu ziehen oder ihm die Formulierung des Lastenheftes zur Gänze zu übertragen.
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Dieser Beitrag ist wirklich deckt praktisch alles ab – bis auf den einen Punkt, der aus meiner Sicht fehlt:
Was ist, wenn das Wissen zum nötigen Umfang eines Lastenheftes im Hause nicht vorhanden ist?
Wir erleben es ziemlich oft, dass das E-Commerce-Projekte an einen internen Projektmanager übergeben wird. Allzu oft stammt der dann aus dem Kern-Bereich des Unternehmens, als Druck, Mode usw. und hat halt noch keine 2 E-Commerce-Projekte in vergleichbarem Umfang gestemmt — woher kommt dann das Wissen zu einem Lastenheft, auf das die Agenturen oder Dienstleister auch verlässlich bieten können?
Unsere Erfahrung dazu: häufig ist es gut, für das Lastenheft einen „Externen“ einzuschalten, der exakt dieses Wissen mitbringt. Im Idealfall macht der dann auch noch die Projektsteuerung, zur Einhaltung der Termine, des Budgets und der Vorgaben. Insbesondere, wenn es auch um den Bereich SEO geht ein Aspekt, den praktisch alle unterschätzen, die noch nicht auf die Nase gefallen sind…
😉