Tipps und Tricks, die das Zeitmanagement auf das nächste Level bringen

Zeit ist Geld. Besonders in der heutigen stark digitalisierten Welt suchen alle Unternehmer:innen nach effizienten Möglichkeiten Zeit zu sparen, um diese anderweitig zu investieren. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist jedoch nicht die Anzahl an Mitarbeiter:innen und Assistenten, sondern einzig und allein gutes Zeitmanagement. 

Wie zeichnet sich gutes Zeitmanagement aus?

Organisiert, effizient und präsent – Gutes Zeitmanagement haben Personen, die im Moment leben und jede freie Sekunde effizient nutzen. Dazu gehört jedoch auch sehr viel Disziplin. Besonders heutzutage verkürzt sich die Aufmerksamkeitsspanne stetig, was dazu führt dass viele Beschäftigte nur kurze Zeit konzentriert bleiben können, bevor sie zum Mobiltelefon greifen. Innovative Softwares wie TimeTrack erlauben es dank praktischen Funktionen wie der Arbeitszeiterfassung die Effizienz und das Zeitmanagement von Mitarbeiter:innen zu erhöhen. Um näher zu erläutern, was gutes Zeitmanagement ausmacht, ist es notwendig zu differenzieren was das Gegenteil davon ist.

Beispiele für fehlerhaftes Zeitmanagement

Besonders im Projektmanagement ist es wichtig, dass jede freie Sekunde effizient genutzt wird. Denn meistens muss eine Reihe von Zielen und Meilensteinen in nur kurzer Zeit erreicht werden. Deshalb ist es besonders wichtig auch die richtigen Prioritäten zu setzen. Falsches Zeitmanagement sind beispielsweise falsche Prioritäten, unzureichende Zielsetzungen oder fehlende Planung. Doch auch wenn all diese Faktoren erfüllt sind, heißt es nicht, dass das Zeitmanagement automatisch ausreichend gut ist. Unübersichtliche Datenbanken und Dokumente steuern gutem Zeitmanagement direkt entgegen und sich sehr große Zeitfresser. Auch zu viel scheinbare Effizienz kann sich negativ auswirken.

Motivierte oder zu optimistische Perfektionisten nehmen sich bei Zeitstress zu viel vor. Dies resultiert nicht nur darin, dass die Deadlines womöglich nicht eingehalten werden können, sondern auch dass das Resultat der Arbeit unzureichend ist, da man während der Verrichtung dessen an 10 andere Aufgaben gedacht hat. Sie sollten es vermeiden in einem chaotischen System zu arbeiten, sich in zu kurzer Zeit zu viel vorzunehmen oder zu optimistisch bezüglich der Zeiteinteilung zu sein.  Der letzte und wohl weitverbreiteste Faktor, welcher Hand in Hand mit schlechtem Zeitmanagement geht, ist Prokrastination.

Natürlich kann es passieren, dass man gewisse Aufgaben zeitlich nicht schafft und deshalb auf den folgenden Tag verschiebt – Dies soll jedoch nur in gewissen maßen passieren! Ständiges Aufschieben von allerlei Aufgaben ist ineffizient und führt zu nichts außer Problemen. In den letzten Jahrzehnten haben sich abertausende Methoden zum erfolgreichen Zeitmanagement gesammelt. Falls eine der folgenden Eigenschaften auf Sie zutrifft, werden die folgenden Zeitmanagement Methoden Ihnen auf jeden Fall eine große Hilfe sein:

  • Sie haben eine kurze Aufmerksamkeitsspanne.
  • Sie prokrastinieren.
  • Sie tun sich schwer dabei, Prioritäten zu setzen.
  • Sie sind zu optimistisch bei der Aufgabenplanung.

Zeitmanagement Methoden

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik zeichnet sich durch eine 25-minütige Arbeitseinheit aus, auf welche stets eine 5-minütige Pause folgt. Egal wie weit Sie mit der Aufgabe gekommen sind, sollten Sie sich bei dieser Methode nachdem der Timer losgeht eine 5-minütige Pause gönnen. Diese Methode bewährte sich vor allem unter jenen Personen, welche eine kurze Aufmerksamkeitsspanne haben oder jene, welche zu viele Aufgaben zu tun haben. Die Pomodoro-Technik hilft vor allem dabei einen kühlen Kopf zu bewahren.

SMART Methode

“Specific, Mesurable, Attainable, Relevant and Timebound” – Dafür stehen die Akronyme der SMART Methode. Sie ist vor allem für Personen geeignet, die sich bei der Prioritätensetzung schwer tun. Ziele, welche nicht konkret oder realistisch genug sind oder keine Deadline haben, sollen demnach weiter unten auf dem Tagesplan stehen.

To-Do-Liste

Old but gold! To-Do-Listen sind heutzutage noch immer weit verbreitet. Viele Unternehmer:innen und Arbeitnehmer:innen notieren darauf all ihre zu erledigenden Aufgaben und die dazugehörigen Deadlines, um einen klaren Überblick zu behalten.

Softwares

Warum sich das Leben schwer machen? Es gibt für alles eine Lösung, die nur darauf wartet, von Ihnen in Anspruch genommen zu werden. Zahlreiche Unternehmen sind mittlerweile auf eine Softwarelösung wie TimeTrack umgestiegen, welche auch Ihnen das Leben erleichtern wird. TimeTrack nimmt einem sehr viel Last von den Schultern und schenkt somit viel Zeit, die anderweitig verbracht werden kann. Die praktische Aufgabenplanung, Terminplanung und Projektzeiterfassung erlauben eine klare Übersicht.

Fazit

Heutzutage sind Technologien stets im Wandel, weshalb sich alte Methoden häufig nicht mehr bewähren können. Verabschieden Sie sich von Ihren alten Gewohnheiten und steigen Sie auf eine moderne, digitale und gleichzeitig einfach anwendbare Software wie TimeTrack um, welche eine Vielzahl an Funktionen beinhaltet.

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