Projektmanagement mit Trello

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Projektmanagement ist nicht ohne. Einen kühlen Kopf und die Übersicht bewahren ist hier das A und O. Dabei geht es vor allem um die richtige Planung. Geht diese schief, wird etwas falsch kalkuliert oder gar etwas vergessen, kann sich das äußerst negativ auf die späteren Schritte im Projekt auswirken. Um das zu umschiffen und optimal im Projektmanagement aufgestellt zu sein, gibt es Trello.

Trello – was ist das überhaupt?

Trello wirbt auf seiner Seite mit den Worten „besser zusammenarbeiten und mehr erledigen“ – und genau das ist der USP der Software. Hierbei geht es darum Projekte zu vereinfachen, besser zu strukturieren und erfolgreich zu beenden. Durch intuitive Boards, Karten und Listen werden Projekte organisiert und priorisiert. Die Trello-Boards sind jederzeit auf jedem Endgerät automatisch synchronisiert. Egal wo die Teammitglieder sich also aufhalten, können sie von überall aus die Boards gleichzeitig bearbeiten, ohne, dass es zu Verwirrungen und Komplikationen kommen kann.

Trello gibt es kostenlos oder in den Versionen „Business Class“ für 9,99$ monatlich und „Enterprise“ für 20,83$ im Monat. Schon das Upgrade auf die zweite Version kann sich für Unternehmen enorm lohnen. Mehr MB pro Dateianhang an eine Karte, erweiterte Checklisten, unbegrenzte Teamboards oder bis zu 6000, bzw. bei der Enterprise-Version unbegrenzte, Befehlsausführungen vom Butler. In der kostenlosen Version sind diese auf lediglich 50 pro Monat begrenzt.

Ach so, was ist eigentlich der Butler bei Trello? Durch diese Funktion soll eine Workflow-Automatisierung erfolgen. To-Do’s, die in der Regel nervig und zeitaufwendig sind, die jedoch automatisiert werden können, erledigt der Butler von sich aus. Hierzu zählen etwa regelbasierte Auslöser, Kalenderbefehle, Fälligkeitsdatumsbefehle oder Schaltflächen für benutzerdefinierte Karten und Boards. Eine fantastische Funktion, um das Arbeiten mit Trello noch mehr zu vereinfachen und schneller an das Projektziel zu gelangen.

Definition guten Projektmanagements

Ein eigenes Projekt erfolgreich zu leiten bedarf vieler Tipps und Tricks. Das Management eines solchen beinhaltet die Planung, Überwachung, Steuerung sowie Abschluss. Die Größe des Projektes spielt dabei keine Rolle. Projektmanagement ist auf jegliche Größenordnung anwendbar. Zur Realisierung des Ganzen gibt es unterschiedliche Herangehensweisen, die je nach Projekt, Vorlieben und Team ausgewählt werden sollten.

Hierzu zählt beispielsweise die Kanban Light Methode. Diese zeichnet sich durch eine enorm hohe Transparenz bei der Aufgabenplanung für die Projektteams aus. Das bedeutet also, dass alle Teilnehmer jederzeit Bescheid wissen, wer was macht.

Ziel ist es die entsprechenden Verantwortlichkeiten zu überwachen und zu steuern.

Eine weitere bewährte Methode im Projektmanagement ist die Projektstrukturplanung. Diese bietet eine vollständige Übersicht über den jeweiligen Projektgegenstand. Die Planung ist der erste Schritt, wodurch später keine wesentlichen Inhalte vergessen werden sollen.

Mit am wichtigsten im Projektmanagement ist die Planung. Diese bildet eine ordentliche Grundlage für spätere Handlungen. Sie sollte strukturiert und nach klaren Regeln erfolgen. Geschieht das nicht, kann das im späteren Verlauf schwerwiegende Folgen haben. Wichtige Schritte könnten vergessen werden, die das gesamte Endergebnis verfälschen könnten. Aus diesem Grund sollte im Projektmanagement sorgfältig geplant werden. Das optimale Tool dafür? Trello!

Trello – so geht optimales Projektmanagement

Durch Trello kann jeder mit jedem beliebigen Team zusammenarbeiten. Im Interface wird genau angezeigt, wer für welches Projekt verantwortlich ist, was noch gemacht werden muss und was bereits erledigt wurde – alles auf einen Blick. Durch Kommentare, Anhänge und Fälligkeitsdaten, die an die Trello-Karten angehängt werden können, verliert man niemals den Überblick.

Und so geht Projektmanagement bei Trello

  1. Das Projekt steht? Super! Die Teammitglieder ebenso? Perfekt! Dann kann’s losgehen. Der erste Schritt bei Trello ist es ein Board für das Projekt zu erstellen, dem ganzen einen geeigneten Namen zu geben und alle Teammitglieder einzuladen, damit diese das Board letztendlich auch bearbeiten können. Hier geht es also darum die Grundlage zu schaffen.
  2. Jedes Projekt braucht einen Workflow, um nicht ins Stocken zu geraten. Der Workflow bei Trello wird mithilfe von sogenannten Listen generiert. Hier kann zum Beispiel in „To Do“, „Im Gange“ und „Fertig“ unterteilt werden. So ist sichergestellt, dass alle Mitglieder jederzeit Bescheid wissen, welche Teilaufgabe sich in welchem Schritt befindet. Ist eine Aufgabe gerade angefangen, wird sie von der bearbeitenden Person von „To Do“ in die Liste „Im Gange“ verschoben.
  3. Die einzelnen Aufgaben werden in sogenannten Karten aufgelistet, welche wiederum den Listen zugeordnet sind. In diesen wird genauestens beschrieben, was der Inhalt und die Vorgehensweise dieser ist.
  4. Trello wäre nicht Trello, wenn es bei den Karten bleiben würde. Diese sind mit weiteren enorm hilfreichen Funktionen ausgestattet. Im Projekt gibt es immer wieder Abstimmungen und verschiedene Meinungen. Fällt einem Teammitglied etwas an einer Aufgabe auf, kann er dies ganz einfach durch die Kommentarfunktion veräußern. Auch Anmerkungen, die in Besprechungen aufgekommen sind, wären hier denkbar. Darüber hinaus können Checklisten erstellt, Details und Fälligkeitsdaten festgelegt werden. Dadurch gerät nichts in Vergessenheit und es wird keine Deadline mehr verpasst.
  5. Wird eine Aufgabe angefangen oder ist sie bereits erledigt, wird sie in die entsprechende Liste verschoben. Dadurch kommt nichts durcheinander, keine Aufgabe wird doppelt bearbeitet und jeder Teilnehmer hat stets die aktuelle Übersicht über den Stand der Dinge. Mit Drag & Drop ist das so simpel, wie genial.

Fazit zum Arbeiten mit Trello

Das Wichtigste im Projektmanagement ist die strukturierte Herangehensweise und der Vorsatz immer die Übersicht zu behalten. Nur dann können Planung, Überwachung, Steuerung und Abschluss des Projektes erfolgreich vonstatten gehen. Mit Trello sind all diese Schritte sorgfältig abgedeckt. Durch Listen, Karten und die Unterfunktionen in diesen ist der gesamte Ablauf eines Projektes durchgeplant.

Jederzeit wissen alle Teammitglieder über den aktuellen Stand Bescheid und wer an was arbeitet.

Über die Kommentare können Anmerkungen zu den Aufgaben gemacht und so ein regelmäßiger Austausch vollzogen werden. Um Projekte voranzubringen und positiv zu vollenden ist Trello ideal. Dabei kommt es auch nicht auf die Unternehmensgröße an. Je nachdem können unterschiedliche Pläne ausgewählt werden. So arbeitet etwa Google mit dem Tool, aber auch das Start-Up aus der Seitenstraße sollte auf Trello zurückgreifen.

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