Warenwirtschaftssysteme & Versandhandelssysteme

Was sind Warenwirtschaftssysteme?

Warenwirtschaftssysteme sind Verfahren, welche bei Unternehmen den Materialfluss vom Einkauf bis in den Versand organisieren. Die Warenwirtschaft gliedert sich in die Teilbereiche Einkauf, Lagerung bzw. Produktion und Vertrieb. Die Disziplin der Warenwirtschaft ist Teil der Ausbildung von Kaufleuten, Betriebswirten, Volkswirten und Wirtschaftsingenieuren. Eine gut organisierte Warenwirtschaft trägt wesentlich zur Rentabilität eines Unternehmens bei.

Worin besteht die Herausforderung bei der Warenwirtschaft?

Der einfachste Weg für eine immer bereite Produktion wäre ein stets gut gefülltes Lager. Dieses hält nicht nur die Rohstoffe und Halbzeuge für die Produktion vor, sondern ebenso alle Hilfs- und Betriebsstoffe, welche für die Herstellung und den Versand der Erzeugnisse benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise Öle, Schläuche, Wendeplatten, Werkzeuge, Kartonagen, Paletten und vieles mehr. Diese bis in die mittleren 1980er Jahre noch weit verbreitete Praxis ist jedoch aus mehreren Gründen unpraktisch. Zum einem werden für die Bevorratung aller direkten und indirekten Komponenten der Produktion eine große Lagerkapazität benötigt. Für diese müssen Grundstücke erworben und Hallen gebaut werden. Alternativ kann man den benötigten Lagerplatz auch mieten. In jedem Fall fallen nur für die physische Bevorratung der Produkte bereits hohe Kosten an.

Gravierender ist jedoch, dass die bevorrateten Produkte totes Kapital darstellen. Die Roh-, Hilfs-, und Betriebsgüter müssen eingekauft werden und binden damit hohe Kapitalsummen, welche andernorts nicht mehr zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund wurde das „Just in Time“ management entwickelt. Dieses sieht vor, die benötigten Produkte erst unmittelbar vor ihrer Verwendung im Produktionsprozess einzukaufen und anliefern zu lassen. Kritiker bezeichnen diese Praxis als „Verlagerung des Lagers auf die Autobahnen“ und meinen damit, eine Ursache für den steigenden Güterverkehr erkannt zu haben. Dies ist aber unzutreffend: In Wahrheit werden durch die „Just-in-Time“ Praxis weniger Produkte transportiert, da die unnütz auf Halde liegenden Mengen gar nicht erst beschafft werden.

Die Herausforderung in der Warenwirtschaft liegt deshalb in der Kunst, zum richtigen Zeitpunkt die richtige Menge an Produkten in der gewünschten Qualität zum günstigsten Preis und den besten Bedingungen einzukaufen. Bei der Komplexität der heute hergestellten Produkte ist dies eine hochkomplexe Aufgabe, welche extrem empfindlich auf Störungen reagiert. Lieferausfälle führen heute besonders schnell zu Produktionsstillständen. Damit liegt bei der Warenwirtschaft eine zentrale Verantwortung für die Sicherstellung der Produktion. Die Warenwirtschaft arbeitet deshalb heute stark vernetzt mit den neuen Medien Internet, Email, Online-Rohstoffbörsen und anderen, netzbasierten tools. Der Versandhandel und die Mailorder haben deshalb heute eine wesentlich höhere Bedeutung als noch vor fünfzehn Jahren.

Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem hat die Aufgabe, den Warenbestand im Unternehmen mit seinem Bedarf abzugleichen. Dies kann in der einfachsten Form rein manuell geschehen. Über Bestandslisten und vernetzte Tabellen kann mit einfachen Mitteln bereits eine rudimentäre Warenwirtschaft aufgebaut werden. Bei hohen Umsätzen und Warenumschlägen ist eine weitreichende Automatisierung der Registrierung und Verarbeitung der Bestandsveränderung integraler Bestandteil für eine leistungsfähige Effizienz. Lange Zeit waren die Barcodes und Laserscanner das am weitesten verbreitete Mittel, um Ein- und Ausgänge von Waren zu verarbeiten. Diese Systeme verlangten aber immer noch entweder die exakte Platzierung des Barcodes oder die rein manuelle Erfassung durch Handscanner.

Aber auch bei weitestgehend automatisierten Barcodesystemen ist immer noch eine hohe manuelle Kontrolle nötig, da die Barcodes leicht beschädigt werden können, verschmutzen oder an der falschen Stelle angebracht sind. Gegenwärtig setzen sich die funkbasierten Systeme durch. Diese arbeiten mit den sogenannten RFID-Chips. Diese extrem günstig herzustellenden High-Tech-Etiketten haben die Eigenschaft, beim Anfunken auf der gleichen Frequenz zu antworten und dabei lesbare Daten auszusenden. In Ruhe verbrauchen RFID-Chips keinen Strom, sie beziehen ihre Energie ausschließlich aus der anfunkenden Trägerwelle. Mit RFID-Chips ausgestattet, ist eine Ware sowohl ortbar als auch in ihren Eigenschaften erfassbar. Dies ermöglicht insbesondere bei automatisierten Lagersystemen eine extrem effiziente Raumausnutzung und eine permanente Inventur. RFID-Chips können an beliebiger Stelle – selbst innerhalb – der Verpackungen angebracht werden. Intelligent vernetzt, registriert ein mit RFID-Chips arbeitendes Warenwirtschaftssystem zuverlässig jede Bestandsveränderung in und aus einem Lager, Betrieb oder Versand. Die registrierten Daten werden anschließend in die entsprechenden Module weiter geleitet. Von dort aus geben sie die relevanten Informationen an den Einkauf, die Lagerwirtschaft, den Verkauf oder an die Finanzbuchhaltung weiter.

Was sind Versandhandel und Mailorder?

Der Versandhandel ist der Verkauf von Waren über Mediensysteme. Grundsätzlich ist das Prinzip, aus der Ferne Waren zu bestellen und sich an einen gewünschten Ort liefern zu lassen ein Verfahren, welches schon auf die Antike zurückgeht. Anders wäre ein europaweiter Handel mit Rohstoffen und Produkten kaum möglich gewesen. Was früher die vom Besteller losgeschickten Einkäufer erledigt haben, fand seinen Durchbruch mit dem Aufkommen des Buchdrucks und des Postsystems. Der Versandhandel hat den Katalog früh als Medium hervorgebracht. Diese Handelsform fand ihren flächendeckenden Durchbruch und Etablierung als Konkurrenz zur den herkömmlichen Marktplätzen und Ladengeschäften bei der Eroberung von Nordamerika. Dort wurde das kataloggebundene Versandsystem perfektioniert und in dieser Form wieder nach Europa zurück exportiert.

Nach dem zweiten Weltkrieg wurde das Bestellsystem vom damals üblichen Bestellschein allmählich durch die telefonische Bestellung erweitert. Ab den 1990er Jahren setzte sich der Versandhandel über das Internet durch. Online-Marktplätze und Webshops sind heute die übliche Präsentation der Waren, welche durch ein angeschlossenes Bestellsystem ergänzt werden. Da die Bestellung heute rechtssicher über Emails abgewickelt werden kann, ist die Mailorder der Bestellprozess über das Internet. Ergänzt wurden die kostenlosen Emails durch den DE-Brief, welcher eine besondere Sicherheit verspricht.

Durchgesetzt hat sich dieses Kommunikationsmedium jedoch noch nicht. Die Mailorder hat viele große Vorteile: Sie kann beliebig lang verfasst und beliebig detailliert ausformuliert werden. Einer E-Mail können beliebige zusätzliche Dateiformate angehängt werden. Der Emailversand ist kostenlos und schließlich ist eine Email binnen weniger Sekunden weltweit verschickbar. Nachteilig an einer Email als Bestellmedium ist, dass sie individuell formuliert ist. Bei Sonderanfertigungen oder besonders komplexen Bestellvorgängen ist die Email ein bevorzugtes Medium. Bei der Bestellung von Standardprodukten aus dem Sortiment des Anbieters wird dagegen eine Bestellung über das Shopsystem bevorzugt.

Shopsysteme werden bereits bei den einfachsten Webseiten-Systemen angeboten. Dies funktioniert über einen virtuellen Katalog mit Suchmaske und ein Warenkorbsystem. Der Kunde wählt alle gewünschten Produkte in der benötigten Menge aus und legt sie in einem virtuellen Warenkorb ab. Nach dem Kaufbestätigung und Bezahlung wird die Bestellung vom Versender zusammengestellt, verpackt und verschickt. Um gleichzeitig die Bestandsveränderung zu registrieren und gegebenenfalls nachzukaufen oder neu herstellen zu können, ist ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem notwendig.

Verschiedene Ansätze von Warenwirtschaftssystemen

Warenwirtschaftssysteme liegen in einer sehr großen Bandbreite an Lösungen vor. Für sehr einfache Anwendungen genügen mitunter Freeware-Lösungen. Diese kostenlosen Programme sind für Gründer, Start-Ups und Kleinstunternehmer durchaus interessant. Häufig werden in kostenlosen oder extrem günstigen Onlineshopsystemen eine rudimentäre Warenwirtschaftslösung bereits mit angeboten. Diese Ansätze umfassen immerhin eine Email-Benachrichtigung, wenn eine Bestellung eingegangen ist und ein Bezahlsystem für den Besteller.

Grundsätzlich könnte man auch mit einer Open-Source-Lösung ein Programm zur Tabellenkalkulation installieren, mit welchem man Lagerbestände, Ein- und Ausgänge, Adressverwaltung und Kostenkontrolle selbst durchführen kann. Die ist jedoch aufgrund der Verfügbarkeit kostenloser Programme nicht nötig. Die einfachsten Freeware-Lösungen basieren ebenfalls auf Tabellenkalkulationsprogrammen, was deren Daten und Anbindungen in den normalen Office-Workflow unproblematisch macht.Das andere Ende der Bandbreite markieren die aufwändigen SAP-Warenwirtschaftssysteme. Diese sind besonders für mittlere und große Unternehmen ausgelegt. Sie können besonders große Datenmengen zuverlässig verarbeiten und lassen sich auf die spezifischen Herausforderungen beim Kunden genau zuschneiden.

Zwischen den kostenlosen und den sehr teuren Ansätzen existiert eine große Bandbreite an Zwischenlösungen von Warenwirtschaftssystemen. Sie werden als Kauf- oder MietSoftware angeboten.

Kauf und Mieten einer WarenwirtschaftsSoftware

Bei Warenwirtschaftssystemen gilt wie bei allen anderen Produkten auch der Grundsatz: Je umfangreicher die Funktionen und komfortabler die Bedienung ist, desto teurer wird das System. Hochwertige Warenwirtschaftssysteme sind modular aufgebaut und steigen im Preis, je mehr Module im System implementiert sind. Der Vorteil an diesem Aufbau besteht darin, dass mit dem Wachstum eines Unternehmens das Warenwirtschaftssystem angepasst werden kann. Die Module erlaube ein Mitwachsen der software mit dem Unternehmen. Vor dem Kauf ist eine gründliche Analyse der benötigten Software, deren Erweiterbarkeit und das prognostizierte Wachstum des Unternehmens. Anschließend ist eine gründliche Beratung durch einen Systemspezialisten eine sinnvolle Maßnahme.

Problematisch bei manchen Anbietern von UnternehmensSoftware ist, dass diese nur eine begrenzte Laufzeit haben. Wird ein Update oder Service-Pack nicht erworben, kann es sein, dass die Software teilweise oder vollständig abschaltet. Darauf wird beim Kauf nicht immer hingewiesen, darum sollte dies bei einer Beratung nachgefragt werden. Es empfiehlt sich daher vor einem Kauf stets, bei Fachzeitschriften oder vertrauenswürdigen Webseiten Vergleichstest anzusehen. Die hohen Anschaffungskosten und die Notwendigkeit, Updates und Aktualisierungen im Blick zu behalten entfallen bei Mietlösungen. Die Anmietung einer Software ist zwar ein über die Laufzeit anfallender Kostenfaktor. Sie ermöglicht aber, von Beginn an eine umfangreiche und komfortable WarenwirtschaftsSoftware betreiben zu können. Gerade Unternehmen mit einer starken Wachstumsprognose können von einer gemieteten Lösung stark profitieren. Aber auch bei MietSoftware gilt: Je mehr Module ein Programm beinhalten soll, desto höher ist auch sein Mietpreis. Professionelle Anbieter können heute aber sehr interessante Paketlösungen realisieren.

Module einer WarenwirtschaftsSoftware

Die wichtigsten Module einer WarenwirtschaftsSoftware sind:

• Customer Relations Management
• Artikel- und Produktverwaltung inklusive ProduktinformationsManagement
• Einkauf
• Lagerverwaltung, logistik und Vertrieb
• Finanzbuchhaltung
• Verwaltung von Reklamationen und Retouren.

Customer Relations Management (CRM)

Die CRM oder Kundenverwaltung umfasst die Aufnahme und Pflege aller Daten, welche mit dem Abnehmer der Waren in Verbindung stehen: Lieferadressen, Rechnungsadressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Zahlungsmethoden und Zahlungsverhalten stehen beim CRM nur am Anfang. Wie tief die Analyse und Verwaltung der kundenbezogenen Daten gehen, hängt auch stark vom Produkt und der Zielgruppe ab. Als B2B Zulieferer ist vor allen die Art und Menge der bestellten Produkte interessant, da daraus sich eine Neuproduktion oder Nachbestellung ableiten lässt. Bei B2C Anbietern oder reinen Handelsplattformen sind die Vorlieben und Interessen für die Gestaltung gezielter Werbung sehr interessant. CRM und Marketing sind bei den Unternehmen deshalb stark miteinander verknüpft.

Artikel- und Produktverwaltung inklusive ProduktinformationsManagement

Warenwirtschaft bedeutet in erster Linie die Registrierung von Bestandsveränderung und der Vorschlag von Maßnahmen. Die reine Verfügbarkeit von Waren muss durch das Warenwirtschaftssystem stets gewährleistet sein. Die Präsentation der Produkte, insbesondere ihre Mediale Gestaltung ist eine der Hauptaufgaben des Marketings. Nun kann auch bei einem hochwertigen Shopsystem nicht gleich der ganze Katalog neu gestaltet werden, wenn bestimmte Produkte auslaufen oder derzeit nicht verfügbar sind. Aufgabe einer hochwertigen WarenwirtschaftsSoftware ist es deshalb auch, in das bestehende Shopsystem eingreifen zu können. Dies wird durch verschiedene Hinweise wie beispielsweise Ampelsysteme, Beschilderungen oder Einblendungen von Schriften umgesetzt. Die Rückmeldung an das Marketing ist ebenfalls Aufgabe der Warenwirtschaft: Ein dauerhaft nicht mehr verfügbares Produkt im Katalog zu präsentieren kann einen unprofessionellen Eindruck machen und die Vertrauenswürdigkeit des gesamten Anbieters gefährden.

Einkauf

Ein Warenwirtschaftssystem ist mit der Produktion im Unternehmen verknüpft. Der Abfluss von Roh- Hilfs- und Betriebsstoffen in die Verarbeitung muss vom Warenwirtschaftssystem stets im Blick behalten werden. Je zielgenauer das System die Abgänge erfasst, desto punktgenauer können Bestellempfehlungen an den Einkauf rückgemeldet werden. Oberstes Ziel der modernen Warenwirtschaft ist Just-in-Time Lieferung. Der punktgenaue, rechtzeitige und in Menge ausreichende Einkauf stellt damit die zentrale Maßnahme zur Minimierung der Lagernotwendigkeiten ein.

Lagerverwaltung, logistik und Vertrieb

Kleine Lager bedeuten Lager mit hoher Umschlagsgeschwindigkeit und Durchsatz. Dies fordert vom Warenwirtschaftssystem die zuverlässige Präsentation der Bestände. Dies gilt auch für den Warenausgang: Überlaufende Lager sind nicht nur produktionsgefährdend, sie weisen auch auf einen Absatzproblem hin. Um stets passend zu den Marktforderungen produzieren zu können, muss die abfließende Produktmenge stets nachvollziehbar bleiben. Hochwertige Warenwirtschaftssysteme erstellen automatisch saisonale Trendanalysen, mit denen ein Hersteller seinen Einkauf und seine Produktion entsprechend koordinieren kann.

Finanzbuchhaltung

Der Kaufpreis einer Ware wird nicht nur aus seinen Produktionskosten plus pauschaler Marge kalkuliert. Menge, Bezahlart, Zahlgeschwindigkeit, Saison, Kundenvertrauen und Lagerüberschüsse können sich maßgeblich auf den Kaufpreis auswirken. Dies gilt sowohl für den Einkauf von Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen als auch für den Verkauf der fertigen Produkte. Um die Angebote aller Lieferanten und die Möglichkeiten der eigenen Preisgestaltung stets im Blick halten zu können, ist das Modul der Finanzbuchhaltung ein maßgeblicher Bestandteil. Dieses Modul erlaubt das Einpflegen von Lieferantenkonditionen und eine sekundenschnelle Kalkulation über deren Auswirkungen auf den notwendigen Verkaufspreis der eigenen Produkte. Eine maximale Marktnähe der eigenen Preisgestaltung ist die unmittelbare Folge aus einer leistungsstarken Finanzbuchhaltung. Erweitert werden die Finanzbuchhaltungsmodule durch Schnittstellen zu anderen Programmen, Dienstleistern oder Behörden. Mit einer DATEV-Schnittstelle können so beispielsweise Teile der Finanzbuchhaltung ausgelagert werden.

Verwaltung von Reklamationen und Retouren

Reklamationen und Retouren können zwar Ärgernisse sein, buchungstechnisch sind sie jedoch ein Vorgänge wie jede andere Kontenbuchung auch. Die buchungstechnische Verwaltung von Bestandsveränderung, Reparaturauftrag, Annahme oder Ablehnung der Reklamationsgründe, Rückbuchung von Geldern oder Entsorgung von beschädigter Ware ist besonders beim Versandhandel ein bedeutender Posten. Diesen zuverlässig verwaltungstechnisch erfassen zu können ist ohne eine leistungsstarke Software überhaupt nicht möglich. Mit einem Zusatzmodul dieser Art in seiner WarenwirtschaftsSoftware ist dies stets nachvollziehbar.

Besonderheiten bei Plattformen, Shopsystemen, Marktplätzen oder Allroundanbietern

Der Verkauf selbst hergestellter Produkte kann je nach Produktionstiefe und -breite auch bei mittelständischen Unternehmen relativ einfach durch ein Warenwirtschaftssystem bewältigt werden. Selbst Industrieunternehmen aus der SchwerIndustrie haben häufig bei weitem nicht eine solche Produktvielfalt, welche Versandhäuser heute anbieten. Bei B2C Produkten kommen zusätzlich einige Vertriebswege hinzu, welche für ein Warenwirtschaftssystem zusätzliche Herausforderungen darstellen. So erlauben moderne Verkaufs- und Versteigerungsplattformen nicht nur das punktuelle Anbieten der eigenen Produkte.

Die beiden größten Webangebote dieser Art bieten zusätzlich eigene Shopsysteme an, welche quasi einen Shop-im-Shop darstellen. Nachteilig an diesen Systemen sind anfallende Kosten für diese Präsentationen und teilweise sehr hohe aufdiktierte Bedingungen der Betreiber. Dennoch kann die enorme Popularität der etablierten Plattformen ganz oder teilweise für den eigenen Vertrieb verwendet werden. Insbesondere bei Mischsystemen, also Vertriebsstrukturen, bei denen über externe Plattformen, eigenen Onlineshop und wohlmöglich auch eigenes Ladengeschäft die Produkte vertrieben werden, steigt die Komplexität des Pricings so stark an, dass nur mit einem leistungsfähigen Warenwirtschaftsystem sinnvoll gearbeitet werden kann.

Voraussetzungen für Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme erfordern ein hohes Maß an Schulung und Vertrauenswürdigkeit seitens der eingesetzten Mitarbeiter. Ein Warenwirtschaftssystem ist stets nur so leistungsfähig, wie seine Bediener kompetent sind damit umzugehen. Für eine volle Ausnutzung aller Features zum Erreichen der maximalen Effizienz sind bei hochwertigen Systemen eine intensive Schulung und hohe Erfahrung notwendig. Letzten Endes ist die Neugier und der Lernwille der Mitarbeiter hier ein entscheidender Faktor. Stets Dienst nach Vorschrift arbeitende Kräfte können das Potential einer leistungsstarken Software nie vollständig ausnutzen. So leistungsfähig sie sind, sie sind mit steigender Komplexität mitunter leicht zu umgehen. Um beim Beispiel des RFID-basierten Warenlagers zu bleiben: Ein Produkt ohne einen solchen Chip ist für das Warenwirtschaftssystem inexistent. Ein Diebstahl bleibt daher unbemerkt und fällt erst beim Vergleich der Ein- und Verkaufslisten auf. Es ist daher fahrlässig, sich ausschließlich auf die Bestandsangaben aus einem Warenwirtschaftssystem zu verlassen. Eine regelmäßige, manuelle und gründliche Inventur ist auch beim hochwertigsten Warenwirtschaftssystem unverzichtbar.

Zukunft der Warenwirtschaftssysteme

Mit dem Einzug der RFID-Chips hat die Softwarebasierte Warenwirtschaft einen Reifegrad erreicht, welcher in seiner Grundstruktur nur noch graduell zu steigern ist. Grundsätzlich ist es heute möglich, jede Bestellung, Bestandsveränderung und Auslieferung mit einer Kaskade an relevanten Daten auszustatten, welcher die Leistungsfähigkeit und Effizienz eines Betriebes bis zur logischen Grenze steigert. Die enormen Fortschritte in den Warenwirtschaftssystemen erlauben, konsequent eingesetzt, bereits heute bestmögliche Ergebnisse.