Den Onboarding-Prozess im Unternehmen digitalisieren

Digitalisierung ist in so gut wie jedem Unternehmensbereich möglich. Auch im sogenannten Human Resources (HR), wie die Personalabteilung in vielen Unternehmen heutzutage genannt wird, können einige Prozesse digitalisiert werden. Dazu zählt unter anderem das Onboarding. Doch worum handelt es sich dabei eigentlich genau und welche Tools sind für eine Digitalisierung erforderlich? Die Antworten darauf liefert dieser Artikel.

Was ist der Onboarding-Prozess?

Onboarding: Das klingt irgendwie nach Kreuzfahrt. Und tatsächlich kommt der Begriff ursprünglich aus der Reisebranche. Denn auch bei Flug- und Schiffsreisen wird immer ein sogenanntes Onboarding durchgeführt. Denn um das richtige Gate zu finden und sich besser an Bord eines Schiffes oder Flugzeuges zurechtzufinden, benötigen die Passagiere in der Regel etwas Unterstützung. So ähnlich verhält sich das auch, wenn neue Mitarbeiter in ein Unternehmen kommen. Beim Onboarding handelt es sich in diesem Fall um die systematische Einführung eines neuen Kollegen in seinen Arbeits- und Einsatzbereich.

Zu den Aufgaben des Onboardings gehört unter anderem, dass die Mitarbeiter

  • die Kultur und Struktur des Unternehmens und die wichtigsten Geschäftsprozesse kennenlernen,
  • ihre künftigen Aufgaben so schnell wie möglich erlernen können und
  • erste Kontakte zu Kollegen aufbauen.

Das Ziel des Onboardings ist es, den neuen Mitarbeitern von Anfang an ein gutes Gefühl zu geben und dadurch ihre Zufriedenheit so weit zu steigern, dass sich die Anzahl der Abgänge während der Probezeit bzw. in den ersten Monaten deutlich verringert. Denn Recruiting kostet viel Geld und vor allem personelle Ressourcen. Mit einem gut durchstrukturierten Onboarding-Programm lassen sich diese Aufwände gezielt vermeiden.

Was sind die Bestandteile eines Onboarding-Programms?

Ein professionelles Onboarding-Programm besteht aus einer Vielzahl unterschiedlicher Bausteine. Dazu gehören beispielsweise:

  • Allgemeine Informationen zum Unternehmen
  • Pläne für die Einarbeitung
  • Eine Zusammenstellung der wichtigsten Ansprechpartner
  • Schulungen zu den angebotenen Produkten und Dienstleistungen
  • Sicherheitsunterweisungen
  • Kennenlern-Meetings
  • Zielvereinbarungen

In den Prozess selbst sind nicht nur der Mitarbeiter und die HR-Abteilung, sondern auch noch weitere Personen und Abteilungen involviert. Dazu gehört unter anderem der direkte Vorgesetzte sowie ein zur Seite gestellter Buddy beziehungsweise Mentor, der mit allen betrieblichen Abläufen gut vertraut und nach Möglichkeit in der gleichen Organisationseinheit wie der neue Mitarbeiter beschäftigt ist. Die Dauer des Onboarding-Prozesses kann variabel gestaltet werden. Der Fokus liegt zumeist auf den ersten Tagen und Wochen im Unternehmen, danach lässt die Intensität etwas nach.

In den ersten zwei bis drei Monaten sollten nach Möglichkeit alle wichtigen Schulungen und Unterweisungen beendet sein. Eine gute Variante, um dies zu gewährleisten, stellt ein kurzer Rückblick nach den ersten 100 Arbeitstagen dar. Hier können die weiteren Maßnahmen für die nächsten Monate im gegenseitigen Einvernehmen abgestimmt werden, die dafür sorgen, dass der Grad an Zufriedenheit weiterhin hoch bleibt. Den Abschluss des Onboarding-Programms stellt in vielen Unternehmen ein Rückblick auf das erste Jahr dar.

Im Rahmen der Review wird ein entsprechender Leistungsabgleich vorgenommen und im Anschluss daran ein Entwicklungsplan für die weitere Zeit im Unternehmen festgelegt. Wer schon einige Erfahrung mit der Digitalisierung von Prozessen gesammelt hat, wird schnell jene Teile des Onboarding-Prozesses erkennen, die sich besonders dafür eignen.

Welche Teile des Onboarding-Prozesses lassen sich einfach digitalisieren?

Vor allem jene Inhalte, die von allen Mitarbeitern im Unternehmen benötigt werden, lassen sich besonders einfach digitalisieren und auch der Nutzen ist hier am größten. In einem mittelgroßen Unternehmen kommt es fast wöchentlich zu Neueinstellungen. In diesem Fall kann eine digitale Lernplattform Unternehmen dabei helfen, jede Menge Personalressourcen einzusparen. Denn dadurch lässt sich erforderliches Wissen innerhalb kürzester Zeit besonders effizient vermitteln.

Die einzelnen Unternehmen müssen dabei das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Denn es gibt Agenturen, die sich auf die Generierung von Lerninhalten spezialisiert haben. Sie liefern nicht nur kostengünstig entsprechende Standard-Schulungen und Unterweisungen, sondern können auch individuelle Lerninhalte anfertigen. Um dabei auch gute Erfolge zu erzielen, spielt der Fun-Faktor eine wichtige Rolle. Bei einem langweiligen Video ist nicht davon auszugehen, dass die Inhalte ins Langzeitgedächtnis des Betrachters wandern. Sind die Online-Einheiten jedoch aufgelockert mit Quizzen und kleinen Lernspielen, so stellt sich der Erfolg schon fast von selbst ein.

Gerade die erste Zeit in einem Unternehmen erfordert viel Flexibilität von neuen Mitarbeitern. Wird dann der Terminkalender auch noch mit Schulungen zu bestimmten Terminen zugepflastert, stellt das für viele eine zusätzliche Belastung dar. Eines der wichtigsten Themengebiete von Arbeit 4.0 ist die Selbstorganisation. Mit Web Based Trainings (WBT) haben die neuen Kollegen die Möglichkeit, die Schulungen genau dann wahrzunehmen, wenn sie auch den Kopf dafür frei haben. Damit die Inhalte auf allen modernen Lernplattformen und Webseiten integriert werden können, ist es sinnvoll, sich dabei an internationale Standards zu halten. Für E-Kurse hat sich in diesem Fall SCORM etabliert.

65273 pixabay com © mohamed hassan mit CCO Public Domain
Mit entsprechender Software lassen sich E-Learning-Kurse so gestalten, dass sie zeitunabhängig in kleinen Häppchen auf unterschiedlichen Endgeräten konsumiert werden können | pixabay.com

Einer der großen Vorteile dabei ist, dass die Lernenden dabei ihren Kurs nicht auf einmal durchlaufen müssen, da die Fortschritte jederzeit gespeichert werden. Darüber hinaus ist es möglich, mit SCORM eine klare Kursstruktur zu erstellen und den Fortschritt des Lernenden mit einem Punktesystem oder einer Statusmeldung entsprechend zu beurteilen.

Die zeitlichen Einsparungen sind enorm

Experten gehen davon aus, dass für jeden neuen Mitarbeiter im Unternehmen rund 10 bis 20 Stunden an Zeitaufwand entstehen, um ihnen entsprechende allgemeine Informationen zum Unternehmen zu liefern und die wichtigsten Sicherheitsunterweisungen durchzuführen. Bei einem mittelgroßen Unternehmen werden im Durchschnitt monatlich etwa zwei bis vier neue Mitarbeiter eingestellt. Der Zeitaufwand beträgt in diesem Fall also zwischen 20 und 80 Stunden im Monat. Das entspricht dem Äquivalent einer Teilzeitkraft. Diese lässt sich einfach einsparen, indem die entsprechenden Informationen digitalisiert werden.

Dieses einfache Beispiel zeigt auch auf, dass sich die Kosten dafür innerhalb kürzester Zeit amortisieren. In den meisten Fällen rechnen sich die ersten Schritte der Digitalisierung des Onboarding-Prozesses bereits innerhalb weniger Monate. Und in dieser Rechnung ist noch gar nicht der höhere Grad der Mitarbeiterzufriedenheit und die damit verringerten Absprung-Quoten neuer Mitarbeiter einkalkuliert.

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Die zeitlichen Einsparungen durch die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses sind enorm. Deshalb amortisieren sich die Investitionen auch entsprechend schnell | pixabay.com

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