Kanban – Eine kleine Einführung in das Projektmanagement mit Kanban

Projektmanagement mit Kanban Blogcast

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Mehr Organisation und bessere Ergebnisse für Ihr Privatleben und für Großkonzerne? Wahrscheinlich denken Sie, dass es hier nicht viele Überschneidungen in empfohlenen Methoden und Tools für diese Zielerreichung gibt. Doch die gibt es! Agile Methoden sind derzeit in aller Munde. Kanban ist eine von ihnen und wird erfolgreich von berühmten Vorbildern wie Microsoft und Toyota verwendet, kann aber auch Einzelpersonen zu mehr Erfolg im Privatleben verhelfen. Wollen Sie mehr über diese Methode, die einen besseren und produktiveren Workflow ermöglicht, erfahren, haben wir hier das Wichtigste für Sie zusammengefasst.

Was ist Kanban und wie funktioniert es?

Kanban ist eine Methode des agilen ProjektManagements, genau wie Scrum, das Sie vielleicht bereits kennen. Kanban wurde von Toyota in Japan im Jahre 1947 entwickelt. Bei Toyota wurde Kanban genutzt, um immer den optimalen Vorrat an Materialien für die Herstellung zu haben und Nachschub erst anzufordern, wenn die Lagerbestände fast aufgebraucht sind. Sie nutzen Kanban erfolgreich, um Ihre Just in Time-Strategie umzusetzen und eine schlanke Produktion zu ermöglichen. Damit diente Toyotas Methode auch vielen anderen Produktionsfirmen als Vorbild. Die Softwarebranche hat diese Methode später erfolgreich für sich entdeckt und weiterentwickelt, um eine schlanke Entwicklung und einen optimalen Workflow zu ermöglichen. Die letzte Zeit hat Kanban immer mehr an Beliebtheit gewonnen und wird in diversen Branchen und Unternehmensgrößen erfolgreich umgesetzt.

Grob übersetzt bedeutet das Wort Kanban so viel wie Signalkarte, was diese Methode gut beschreibt. Arbeitsabläufe werden mit Kanban flexibler, da sie nicht als eine einzige große Aufgabe betrachtet werden, sondern in viele kleine Teilaufgaben unterteilt werden, die Step by Step abgearbeitet werden können. Kanban hat zum Ziel, die Qualität des Endergebnisses zu steigern, indem Multitasking vermieden wird und stets ein Überblick für alle vorhanden ist.

Auf dem Kanban Board werden die Arbeitsschritte visuell dargestellt. Das Board ist für alle Mitarbeiter im Team sichtbar.

Ein großer Vorteil von Kanban ist, dass es einfach in bestehende Prozesse integriert werden kann und meist nicht komplett neue Arbeitsabläufe aufgesetzt werden müssen. Jede einzelne Teilaufgabe wird auf einer neuen Farbigen Karte aufgeschrieben, das kann ein Post It oder ähnliches sein. Das Board sollte für alle verständlich sein und aufgeräumt gehalten werden.

Das Board wird in mindestens drei Spalten aufgeteilt, der Backlog Spalte, der Work in Progress Spalte, Eventuell der Testing/Review Spalte und zum Schluss der Done Spalte. Im Backlog werden alle Aufgaben, die noch in der Warteschleife sind und zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden, festgehalten. In der Work in Progress Spalte werden alle Aufgaben, die in dem Moment in Arbeit sind, aufgeklebt. Diese Spalte kann je nach Bedarf auch noch in weitere Spalten unterteilt werden, falls eine Aufgabe bei Ihnen typischerweise mehrere Schritte durchlaufen muss, bis sie wirklich erledigt ist. In der Spalte für Testing oder Reviews können soweit erledigte Aufgaben aufbewahrt werden, die nur noch auf Freigabe warten. Ist eine Aufgabe endgültig abgeschlossen, wandert sie in die Done Spalte. So wandern die Aufgaben im Laufe des Projekts von Spalte zu Spalte, bis sie alle durchlaufen haben und in der Done Spalte angekommen sind.

Die Priorität der einzelnen Aufgaben können Sie durch Swimlanes deutlich machen. So können Sie zum Beispiel eine Fastlane einfügen, für Aufgaben die dringend und schnell erledigt werden müssen. Aufgaben, die viel Zeit erfordern, können weiter unten eingefügt werden. Diese Bereiche werden einfach durch horizontale Linien unterteilt. Die Priorisierung der Aufgaben sollte am besten gemeinsam durchgeführt werden.

Kanban verbietet Änderungen im Verlauf nicht, erfordert sie aber auch nicht. So kann die Methode flexibel und je nach Bedarf angepasst werden, wenn Ihnen oder Ihren Kollegen im Verlauf eine Möglichkeit zur Verbesserung auffällt.

Was sollte ich bei der Umsetzung von Kanban beachten?

Den Ablauf dieser ProjektManagement Methode haben wir Ihnen bereits beschreiben. Hier geben wir Ihnen noch ein paar weitere Tipps für die Umsetzung in der Praxis mit und unterstützen Sie dabei herauszufinden, ob Kanban überhaupt sinnvoll für Sie ist.

Das Kanban Board kann auf einer großen Pinnwand, einem Whiteboard oder digital angelegt werden. Falls Sie es digital verwenden wollen, achten Sie darauf, dass es trotzdem leicht und ständig für alle Teammitglieder einsehbar ist. Es gibt auch diverse Apps für das agile ProjektManagement, die Sie dabei unterstützen.

Die Spalten sollten natürlich nach der Reihenfolge der Arbeitsabläufe angeordnet werden, d.h. ganz links auf dem Kanban-Board sollte die Backlog Spalte stehen, dann die Spalten für den jeweiligen Arbeitsschritt und ganz rechts dann abschließend die Done Spalte.

Multitasking ist ein absolutes No Go bei Kanban. Anstatt alles gleichzeitig machen zu wollen und sich zu verzetteln, wird jeder einzelne Teilschritt erst vollständig zu Ende gebracht, um sich dann dem nächsten widmen zu können.

Die Limitierung der Teilaufgaben in jeder Spalte ist in Folge dessen extrem wichtig. Lassen Sie der Anzahl an Teilaufgaben in jeder Spalte freien Lauf, wird sich ziemlich bald jede Karte in der Work in Progress Spalte befinden. Das gilt es aber unbedingt zu vermeiden, da Kanban eben die Fokussierung auf die Erledigung der einzelnen Teilaufgaben fördern will. Daher ist die Limitierung unbedingt notwendig. Sobald eine Teilaufgabe die Spalte verlässt und auf dem Kanban Board weiter nach rechts wandert, kann das Team eine neue Aufgabenkarte anfangen.

Austausch unter Kollegen, ständiges Feedback und offenes Ansprechen, wenn es Verbesserungsvorschläge gibt, sind des Weiteren wichtige Voraussetzungen für das Gelingen der Kanban Methode. Nicht nur das Endergebnis, auch der dahin führende Workflow sollen stetig besser gemacht werden. Sie sollten also unbedingt für eine entsprechende Unternehmenskultur sorgen und Mitarbeitern, die Vorschläge einbringen, die entsprechende Wertschätzung zeigen.

Kanban kann natürlich auch mit anderen agilen Methoden gemeinsam verwendet werden und so z.B. mit Scrum kombiniert werden.

Wie alles, hat auch Kanban sowohl Vor- wie auch Nachteile. Die Vorteile, wie Transparenz, ständige Optimierung, ein stetiger Workflow und die einfache Umsetzung, sollten Ihnen inzwischen bekannt sein. Die Nachteile lassen sich ebenfalls aus dem Prozess der Methode ableiten. Kann Ihre Arbeit nicht in einzelne, kleinere Teilschritte unterteilt werden, ergibt die Methode wenig Sinn. Auch müssen Sie und Ihre Teammitglieder relativ flexibel einsetzbar sein und bei den Teilschritten mit anpacken können. Denn wartet die Hälfte des Teams, bis Aufgabenkarten in der Testing / Review Spalte angekommen sind und können sich vorher nicht einbringen, entsteht zu viel Leerlauf. Ist außerdem keine richtige Management- oder Kontrollinstanz vorhanden, ist es schwierig, notwendige Vorgehensweisen, wie die Limitierung und das Einhalten von Zeitplänen, auch tatsächlich einzuhalten. Es braucht also meist zusätzlich zu den Teammitgliedern, die an der Aufgabe arbeiten, noch eine übergeordnete und unabhängige Stelle.

Fazit

Verzetteln Sie und Ihr Team sich gerne und haben meist unzählige Aufgaben zugleich in Bearbeitung, ohne merklich voranzukommen, sollten Sie die Kanban Methode unbedingt ausprobieren. Sie erfordert keine großartige Vorbereitung oder Umstrukturierung, sondern kann in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden, um sie zu verbessern. Es gibt keine festen Zeitpläne oder Regeln zur Implementierung von Kanban, so ist es sowohl für Individuen, wie auch für Großkonzerne geeignet. Wie bei vielen agilen Methoden sollte die Unternehmenskultur möglichst offen sein, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Umgekehrt lässt sich durch die Implementierung von modernen ProjektManagement Methoden aber auch eine Öffnung der Unternehmenskultur erreichen. Haben Sie die Vor- und Nachteile von Kanban abgewogen und sich dazu entschieden, dass diese Methode gut zu Ihnen passt, können Sie schnell und einfach mit der Umsetzung starten.

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